Делопроизводство объяснительная образец. Объяснительная записка работника: определение, виды, образец

Объяснительная записка – это документ, который должен быть приложен к материалам о проступке. Иногда объяснения могут сыграть важную роль в судьбе работника: он может остаться на работе, а не быть уволенным за нарушение дисциплины, если грамотно преподнесет директору свою точку зрения и обоснует поведение.

В законодательстве нет требований об обязательном составлении записок, но письменные оправдания – это все же документ , который должен быть принят к сведению по требованиям Трудового кодекса. Кадровик, заинтересованный в работнике, должен уметь грамотно составлять объяснительные.

Что такое объяснительная записка

В Трудовом кодексе содержится правило: все материалы о нарушении дисциплины в компании разбираются только с учетом объяснений виновника . А это значит, что степень вины сотрудника и возможное привлечение его к ответственности определяется только после того, когда виновник объяснит обстоятельства и причины своего поведения.

Распоряжением директор имеет право запросить объяснения , а изложить их виновник должен письменно, оформив по правилам. От того, как оформлена объяснительная и как представлены объяснения, зависит судьба нарушителя: директор решит, наказать ли сотрудника или проявить снисхождение.

По сути, объяснительная записка – это официальный документ, который по норме 193-й статьи Трудового кодекса должен быть приложен к распоряжению о даче объяснений . Объяснения – это как последнее слово подсудимого. Они хоть и не решают проблему, но к учету будут приняты, а возможно и повлияют на принятие решения.

Важно

Приказ о дисциплинарном наказании будет считаться недействительным , если за два дня до его издания (или раньше) с виновника не были запрошены объяснения.

Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер.

Важно

Обязанности у виновника писать объяснение нет, но распоряжение о даче объяснений должно быть вручено ему под роспись!

Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии. Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.

Виды объяснительных записок

Существует два вида записок , которые могут выступать в качестве:

• объяснения поведения других лиц;
• оправданий собственного поведения.

Первый вид применяется, если внештатная ситуация или нарушение дисциплины произошло по вине посторонних. В такой записке описываются обстоятельства, которые произошли без участия адресанта.

Для наглядности пример объяснительной записки кадровика , приложенной к графику отпусков:

Второй вид объяснительных записок – это изложение сотрудником обстоятельств какого-либо нарушения дисциплины или внештатной ситуации , произошедших по собственной вине. Так как государство у нас правовое, в каждом случае в отношении участника спорной ситуации должна действовать презумпция невиновности. А поэтому, нельзя безапелляционно признать сотрудника виновным, если он не участвовал в разборе ситуации.

Например, нельзя объявить выговор за опоздание на работу, если опоздавшему не предложено объяснить причину задержки .

Вместе с тем объяснительные записки должны оформляться таким образом, чтобы адресат смог понять причины нарушения дисциплины и саму суть ситуации, от чего напрямую зависит решение: казнить или помиловать.

Отличия объяснительной записки от служебной, докладной или пояснительной

Объяснения – это не пояснения и не доклад, а изъяснение своей точки зрения, иногда отличной от общепринятой, в своем роде оправдание. В свою очередь докладная записка – это донесение о нарушении, пояснительная – приложение к документу, содержащее расширенное представление о нём, а служебная записка – просьба.

Как видите, эти четыре вида записок совершенно разные, но цель у них одна: донести информацию . Между тем форма и требования к оформлению этих видов записок сходные.

Как оформляется записка

Как и любой другой официальный документ, объяснительная записка должна быть четко структурирована . Обязательными элементами являются:

• шапка (указание ФИО и должности директора и самого виновника);
• ссылка на распоряжение или уведомление начальника;
• суть проблемы;
• объяснения;
• просьба о смягчении или об освобождении от наказания;
• число и подпись адресанта.

Оформить записку можно как на компьютере, так и рукописно. Однако впечатление об авторе не должны портить недочеты:

• писать записку нужно на ровной бумаге;
• без ошибок и зачёркиваний;
• в уважительном тоне.

Важно

Кадровику можно подготовить бланк записки, структурировав его , а в случае надобности просто распечатать и выдать адресанту: он самостоятельно впишет обстоятельства и свои данные.

Объяснительная записка образец

Уведомление работника о даче объяснения

В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение
директора . Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.

Требование составляется так:

• сверху указывается название фирмы;
• ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
• пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
• описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
• обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
• документ визируется директором;
• под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).

В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков :

• составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
• издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
• акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
• через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).

Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.

Важно

Если виновник за два дня не счел нужным объясниться, нужно составить акт о том, что распоряжение было вручено , но объяснительная записка не была предоставлена в срок.

Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.

Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.

В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?

Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.

Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.

Цель написания объяснительной

Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.

В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.

Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, в том числе и .

Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса . Там указываются следующие пункты:

• при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
• сотрудник вправе отклонить это требование;
• при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника .

Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:

• отсутствие на месте в рабочее время;
• опоздание;
• невыполнение поручения;
• неисполнение сроков задания.

Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.

Что включает в себя объяснительная

Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.

Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:

1. Название организации.
2. ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
3. Название, а именно объяснительная записка.
4. Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
5. Основное содержание.
6. Дата составления документа.
7. ФИО составителя и его подпись.

Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.

Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.

Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:

• лаконичность изложенных мыслей;
• правдивость информации;
• отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
• составление от первого лица;
• перечисление событий в хронологическом порядке;
• логичность построения;
• наличие даты и личной подписи сотрудника.

Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.

Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).

Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.

Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.

При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.

Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.

Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.

Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.

Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.

Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.

Кому следует представить документ

Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.

Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.

Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.

Правила составления объяснительной при опоздании

Опоздать на работу можно по разным причинам.

Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.

1. В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
2. Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
3. Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
4. Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
5. В конце прописывается дата и ставится личная подпись.

Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.

Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.

При этом общие принципы оформления остаются неизменными.

Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.

Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.

Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».

Образец пояснительной при опоздании

Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.

«31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам. Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела. К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».

Или такой вариант.

«Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной. Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт. После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».

Написание записки при получении травмы

В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.

Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.

Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.

Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.

У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.

Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них .

Образец пояснительной в случае невыполнения плана

Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.

Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.

При невыполнении плана записка может выглядеть так.

«Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков. Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов. Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».

В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.

Образец документа при невыполнении поручения

Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.

«Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».

Что учесть в нестандартных ситуациях

Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.

Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.

В такой ситуации важно учесть ряд моментов.

1. Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
2. Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
3. Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.

Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.

Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.

Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции .

Перед написанием объяснительной записки нужно:

• сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
• если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.

Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.

Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.

Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.

Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.

Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.

Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Что из этого следует?

1. Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
2. Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:

— не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.

— не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.

— не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.

Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».

Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• от кого
• наименование документа – «Объяснительная записка»;
• заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
• текст пояснения;
• составитель, его подпись.

В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:

— по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От контролера-кассира отдела Офисных продаж Сидоровой О.В. Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут. Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время. Сидорова О.В. (подпись)

— по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

Управляющему АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От начальника Отдела офисных продаж Сидоровой О.В. Объяснительная По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее: По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений. По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки. По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами. Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было. По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П. По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П. Сидорова О.В. (подпись)

— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

Управляющему Филиалом АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО) в г. Санкт-Петербург В.В. Иванову От Начальника отдела Офисных продаж Сидоровой О.В Пояснительная записка Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее: Данное происшествие возникло из-за того, что ключ застрял в замке и не проворачивался. Вытащить его из замка нам тоже не удалось. Я позвонила в СБ Козлову Е.В. и попросила нам помочь. Он тоже не смог ни вытащить ключ, ни провернуть его. Затем ключ вообще отломался и остался «торчать» в замке. Затем мы позвонили офис-менеджеру Петрову И.И. который находился в этот момент на другом конце города. Петров И.И. сказал, что будет решать эту проблему, в дальнейшем мне он сообщил телефон, по которому надо позвонить, но т.к. СБ первые нашли специалистов, то звонить мы не стали. Относительно того, что сейф нигде не учитывался – не правда. Металлический сейф (шкаф СП-101 (2 замка)) с инв. № 707 – числиться за нашим отделом с 2007 года. Он приобретался в свое время для клиента под хранение ценностей клиента в сейфовой комнате. После расторжения договора аренды, сейф использовался сотрудником кассы пересчета как индивидуальное средство хранения, в соответствии с п. 2.8. Положения № 318-П, согласно которому должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа или другими устройствами, предназначенными для хранения денег в течение рабочего дня . Дополнительные требования (как то – сертификация), о которых упоминает Козлов Е.В., как мы видим, инструкцией не предусмотрены и в ЦБ об индивидуальных средствах хранения мы не сообщаем, как ошибочно считает Козлов Е.В. Мало того, он вообще предлагал мне вчера оставить деньги в этом сейфе и не заносить в хранилище, но после того, как я категорически отказалась это делать – СБ нашли специалистов по вскрытию сейфов. Дубликат ключа, который сломался — имеется в наличии, но пользоваться им не возможно, т.к. сломан сам замок. Хочу отметить, что со стороны СБ сложилось предвзятое отношение ко мне лично (что я вижу из служебной записки с замечаниями, не подкрепленными никакими нормативными документами и реальными событиями, а только личная неприязнь ко мне и к Петрову И.И.) хотя требования, которые я предъявляю всегда только в рамках служебных обязанностей и направлены на усиление кассовой дисциплины и на обеспечение сохранности денежной наличности и ценностей Банка. Сидорова О.В. (подпись)

Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.

Объяснительная – письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).

Для чего пишут объяснительную записку

Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.

В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, – объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.

Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.

Виды объяснительных записок

По большому счету, существует всего два вида таких документов:

• Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже.
• Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.

Куда пишут объяснительные записки

Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:

• По месту работы

Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).

• По месту учебы

В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.

• В детский сад

Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.

Сроки написания объяснительных записок

В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.

В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.

Юридическое значение объяснительных

Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.

Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.

В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).

Способ написания объяснительной записки

Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:

1. Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
2. Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.

Как именно писать объяснительную – личный выбор ее автора.

Как составить объяснительную записку

Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.

Адресат объяснительной

Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).

Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.

Содержание объяснительной записки

Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:

• адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, – полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;

• автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);

• название документа – помимо общей категории – «Объяснительная записка» – нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;

• основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:

1. фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
2. пояснения причин произошедшего.

В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.

• Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.

• Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.

Приложения к объяснительной записке

Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:

• справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
• акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
• сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
• другие документы.

Образцы объяснительных записок

Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.

Объяснительная по месту работы

Поводов к составлению таких документов может быть несколько.

О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.

2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.

о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.

Образец объяснительной записки о невыходе на работу

Объяснительная по месту учебы

Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:

1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.

2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.

Объяснительная в детский сад

Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.

Сколько времени хранится объяснительная

Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.

Часто задаваемые вопросы

– Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?

– Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:

• сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
• сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
• дата составления акта об отказе;
• ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
• описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
• указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
• перечень свидетелей, их подписи;
• подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).

После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.

Акт об отказе писать объяснительную записку образец:

– Работодатель не хочет принимать объяснительную записку. Что делать?

– Если вы не вручите документ в двухдневный срок, это будет равносильно отказу от дачи пояснений. Поскольку работодатель уклоняется от получения записки лично, уведомьте об этом трудовую комиссию, курирующую ваш населенный пункт, а также профсоюз своей организации (при его наличии). Записку отправьте курьерской почтой или Почтой России заказным письмом с уведомлением (нужна отметка о получении). О том, что письмо будет идти долго, беспокоиться не нужно: датой подачи считается день отправки письма, поэтому обязательно сохраните чеки, которые вам выдадут в почтовом отделении, так как там будет указана дата.

– В школе через сына заставляют писать объяснительную записку, почему я не был на родительском собрании, где собирали деньги на ремонт. Посещение собраний уже стало обязательным?

– В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.

Заключение

Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.

В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.

Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.

Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.

Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.

Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.

Видео на десерт: 10 самых тяжелых профессий в мире

В процессе трудовых взаимоотношений в коммерческих или государственных учреждениях, часто оформляется объяснительная, что из себя представляет объяснительная записка работника её определение, виды, образец, рассмотрим в сегодняшней теме.

Объяснительная записка – это поясняющего характера документ, в котором описывается иные положения основного документа (проекта, отчета, плана) или объясняющие причины того или иного поступка, факта или события. Хотя действующий закон не дает установленного определения, что такое объяснительная записка работника.

Как правило, инициатором написания данного документа, является руководитель компании, правоохранительные органы либо служба охраны. Подобные действия, имеют правовую основу, которая обязывает нанимателей требовать в некоторых ситуациях письменного объяснения от трудящихся о сделанном ими поступке (ТК статья № 408, 199).

Если рассматривать в общем, то оформление объяснительной записки , считается ненормативной документацией, которая может разъяснить причины действия либо условия, какого-либо бездействия, происшествия или наступления определенного события. Она составляется работником предприятия, и предоставляется руководителю или лицу вышестоящему по должности.

Согласно конституции, оформление объяснительной записки – это право любого работника, а не обязанность. В тоже самое время, работодатель обязан потребовать составление данного документа (письменная форма):

До введения в силу дисциплинарного взыскания (ТК статья № 199);
до вынесения распоряжения, которое будет касаться взыскания определенной денежной суммы с оклада работника (ТК статья № 408).

В других случаях, наниматель имеет право, но совсем не обязан требовать от сотрудников предоставить разъяснения (для того, чтобы узнать позиции работника компании в какой-либо ситуации или для общей оценки причины содеянных действий, либо принятия какого-то решения).

Виды объяснительных записок

Существуют следующие виды объяснительных записок, которые делятся на:

Оправдательная, когда записка содержит в себе причины бездействия или неправильного действия.
Объяснительная, когда работник организации поясняет действия других лиц, описывает обстоятельства или условия сложившихся определенных событий, которые произошли по причинам независящих от него.

Как правило, объяснительная касается рассмотрения следующих аспектов:

Прогул либо неявка на рабочее место в положенное время;
Пребывание на работе в состоянии опьянения или любого другого характера (алкогольного, наркотического);
Опоздания;
Нарушение требований и норм охраны труда;
Хищение чужой собственности, если кража произошла на рабочем месте;
Аморальный поступок;
Предоставление не правдивых сведений в разные инстанции;
Нарушение трудовой дисциплины;
Неполное или некачественное выполнение обязанностей.

Образец объяснительной записки работника и правила составления

Данная записка составляется на листе бумаге А4 исключительно индивидуально в единственном экземпляре.

Некоторые предприятия используют специально установленную форму для своего персонала. При том, что установленная форма имеет лишь только рекомендательный характер, утверждение своего варианта осуществляется с помощью местного нормативно-правового акта.

Но, несмотря на это документ обязан нести в себе несколько частей:

Фактическую (нужно указать в соответствующем поле все факты, которые послужили для причины рассмотрения данного вопроса);
Причинную (приводятся и подробно записываются причины, которые в полной мере объясняют произошедшую ситуацию);

Каждая должна с объективной точки зрения отображать все приведенные факты, свидетельствующие в вашу пользу.

Если сравнивать с докладной запиской, то здесь может предусматриваться отсутствие логической части, в которой прописываются выводы.

Помимо того, что мы уже написали в записке должно отображаться следующее:

Точное наименование организации, где осуществляет деятельность работник;
Место составления документа;
Информация, которая в достаточной мере предоставляет сведения о получателе;
Точное наименование документа;
Дата написания;
Номер регистрации;
В конце записки обязательно ставится подпись.

Бывают ситуации, при которых работник может отказаться писать записку в связи с разными событиями, которые носят как законный характер, так и не законный. Если при законном отказе работника составлять записку, оформляется , который отображает всех имеющихся свидетелей. Наличие свидетелей должно составлять более двух человек. В обязательном акте указываются все обстоятельства сложившейся ситуации, по которой и произошли данные разногласия. Отображается личная и контактная информация свидетелей, место проживания, должность и так далее.

Так же нужно помнить, что регистрация объяснительной записки осуществляется в порядке, установленном руководителем и ни кем другим.

После рассмотрения материалов дела, ваш руководитель устанавливает резолюцию на исполнение приказа. Срок хранения данного документа в любой организации, составляет не менее трех лет.

Пожалуй, это все основные моменты, которые должным образом описывают, что такое объяснительная записка работника, её определение, виды и образцы документации.