Положение об организации делопроизводства. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении Кадровое делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении
От того как организовано в учреждении делопроизводство напрямую зависит качество управления. Вопрос эффективности документационного обеспечения управления не теряет своей актуальности, и причиной тому рост дошкольных образовательных учреждений и увеличение численности работников в этих организациях. Таким образом, от того, какой уровень делопроизводства в учреждении, зависят, и культура его управленческой деятельности и ее эффективность.
Организация делопроизводства - это определенная деятельность (процессы), направленная на формирование документов и последующую работу с документацией.
Понятие Документ специалистами трактуется - как средство закрепления при помощи разных способов на специальном материале информации о фактах, явлениях, событиях, происходящих в окружающей человека действительности. Документ обладает соответствующими реквизитами, способствующими его идентификации.
Документирование административной распорядительной деятельности, как руководящих органов, так и отдельных должностных лиц является обязательным и предписывается действующим в стране законодательством.
Положение о делопроизводстве в ДОУ
Весь информативный объем, накапливаемый в ДОУ, разделяется на внешнюю информацию, включающую поступающие извне директивные и нормативные документы и внутреннюю, включающую самостоятельную , организационно-распорядительного характера разработанную непосредственно в ДОУ.
Положение о делопроизводстве в ДОУ - это нормативный акт, регулирующий организацию делопроизводства в конкретном дошкольном учреждении.
Положение устанавливает:
- единую систему делопроизводства в ДОУ,
- порядок подготовки документов, их оформления, контроля над исполнением, хранением документации ее учетом, копированием и печатанием.
Разработка Положения о преследует цели совершенствовать документационное обеспечение управления, повысить его результативность через унификацию состава и форм управленческих документов, технологий работы с документацией. Пункты положения определяют перечень общих требований предъявляемых к документированию, деятельности касающейся управления, а также организации работы с документами в учреждении.
Кадровое делопроизводство в ДОУ
Отрасль, отвечающая за документирование трудовых отношений в учреждении и называется кадровым делопроизводством. Все что касается информации о персонале детского учреждения, отображается и фиксируется кадровой документацией, в итоге подвергаются оформлению документальному все кадровые процедуры (к примеру, его перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, отпуск, командировка, увольнение и другие).
Каждый юридически значимый факт являющийся основанием корреспондирующих друг другу прав работника и работодателя фиксируется любыми кадровыми документами.
В перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению входят:
- Документация организационно-правовая по кадровому делопроизводству (правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, график отпусков и другое).
- Документация персонального плана (трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника).
- Документация договорная (коллективный договор, соглашение).
- Распорядительная документация (приказы по личному составу).
- Учетная кадровая документация: учетные формы по кадровой документации (книги, журналы), документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
Делопроизводство в ДОУ и его приказы
Приказы входят в распорядительную сторону делопроизводства в ДОУ. Посредством издания приказов руководитель ДОУ регламентирует распорядительную деятельность детского учреждения.
Приказ принято считать нормативным документом, который напрямую затрагивает интересы и права сотрудников учреждения. В качестве правового акта, приказ издается руководителем, чтобы решать основные и оперативные вопросы. Действие приказа начинается с конкретной даты его подписания, если сам текст документа не называет иные сроки. Подписывает приказы заведующий ДОУ либо лицо, которое исполняет его обязанности в том случае, если руководитель отсутствует.
Все изданные в ДОУ приказы должны фиксироваться в книге приказов (отдельном журнале), листы которого пронумерованы и прошнурованы. На последнюю страницу книги приказов вносится запись следующего содержания: «В книге (журнале) все листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью» (указывается количество листов). Запись скрепляется печатью дошкольного учреждения и ставится подпись руководителя.
Принципы, которые необходимо соблюсти при издании приказа
Описываемую в приказе ситуацию следует подавать объективно и достоверно, а принимаемые меры обосновываются полнотой необходимых сведений. Содержание краткое и точное, соответствующее правовым нормам и компетенции руководителя, которую определяет устав учреждения. Текст документа строится на соблюдении норм официально-делового стиля.
Приводим перечень обязательных реквизитов, которые включает любой приказ, вне зависимости от наполняющего его текста:
- Обязательно должно быть указано наименование конкретной организации, учреждения, предприятия;
- указан вид данного документа (приказ);
- место и дата издания, указывается регистрационный номер;
- затем следует заголовок, текстовое содержание приказа;
- подписи руководителя и сотрудников в ознакомлении; соответствующие визы.
Приказы разделяют на:
- приказы, касающиеся личного состава
- приказы по основной деятельности.
Инструкция по делопроизводству в ДОУ входит в категорию основных нормативных актов регламентирующих технологию работы с документами в детском учреждении.
Для совершенствования делопроизводства в ДОУ необходимо разработать качественную инструкцию, устанавливающую единые правила и порядок составления документов и работы с документацией. Большинство задач (информационных, касающихся учета и хранения), при наличии такого документа будут успешно решаться.
Созданная для конкретной организации инструкция устанавливает порядок и правила оформления документов и работы с ними в любом ДОУ. Все ее пункты должны основываться на нормативно-методической базе делопроизводства с отображением специфики детского учреждения. Руководитель ДОУ своим приказом утверждает и вводит в действие инструкцию. Текст инструкции раскрывает порядок применения законодательных и нормативных актов, устанавливает последовательность необходимых действий.
Заведующий, принимая в коллектив нового работника, должен ознакомить его с положениями, должностной инструкции, и если возникнут вопросы ответить на них.
Составляется должностная инструкция на основе нормативных документов:
- Трудового кодекса РФ,
- Закона РФ «Об образовании»,
- Устава учреждения,
- иной документации, в которой содержатся сведения об обязанностях работника и его правах.
Необходимо, провести ознакомление с инструкциями каждым сотрудником учреждения под роспись. Затем один из экземпляров выдается сотруднику на руки, а второй хранится в его личном деле. Являясь документом постоянным и долговременным, инструкция действует до тех пор, пока ее не заменят новой.
При составлении текста должностной инструкции используется логическое построение, согласно которому содержание документа формируют разделы, пункты и подпункты. Порядок заполнения инструкции следующий: общие положения, функционал, обязанности работника по должности, его права, ответственность.
ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Л. М. МАНЕВЦОВА, С. А. БАБАК
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
2 е издание, исправленное
Ð å ö å í ç å í ò û:
кандидат педагогических наук С.А.Езопова, кандидат педагогических наук Н.Н.Скресанова
Маневцова Л.М.
M23 Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Л.М.Маневцова, С.А.Бабак. - 2-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 240 с.
ISBN 5-7695-1806-5
В пособии раскрываются вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении. Охарактеризованы историче- ский аспект проблемы, номенклатура документации, принципы и средства механизации документальных процессов. Представлены образцы документации в соответствии с номенклатурой дел ДОУ.
Для студентов высших педагогических учебных заведений, а также практических работников системы дошкольного образования.
ÓÄÊ 35.077.1(075.8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73
3. Нормативные документы по обеспечению делопроизводства в дошкольном образовательном
учреждении................................................................................ |
||
Номенклатура документов дошкольного образовательного |
||
учреждения................................................................................ |
||
Подготовка к составлению служебных документов............... |
||
Основные документы управления. Особенности |
||
подготовки и оформления отдельных документов................. |
||
Организация документооборота............................................... |
||
Организация хранения документов......................................... |
9. Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение
делопроизводства....................................................................... |
|
10.Средства составления текстовых документов. Средства |
|
копирования и размножения документов. Средства |
|
передачи информации.............................................................. |
|
Краткий терминологический словарь.......................................... |
|
Приложения.................................................................................... |
|
1. Организационные документы........................................................... |
|
Устав Государственного образовательного учреждения |
|
для детей дошкольного и младшего школьного возраста |
|
начальная школа-детский сад ¹ 672 Красногвардейского |
|
административного района (новая редакция) ......................... |
|
Свидетельство о государственной регистрации............................ |
|
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе............ |
|
Лицензия на образовательную деятельность................................. |
|
Договор о взаимоотношениях образовательного учреждения |
|
с учредителями............................................................................ |
|
Договор о регулировании взаимоотношений между ГОУ |
|
«Начальная школа-детский сад ¹ 672» и родителями |
|
воспитанников детского сада.................................................... |
2. Документы по учебно-воспитательной работе................................ |
|
Концепция создания инновационного образовательного |
|
учреждения.................................................................................. |
|
Программа развития 2001-2004 гг. .............................................. |
|
План работы на 2002/03 учебный год.......................................... |
|
Должностная инструкция на воспитателя высшей |
|
План работы совета учреждения на 2002/03 учебный год......... |
|
Перечень платных образовательных услуг на 2002/03 уч. год....... |
|
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности............. |
|
Положение о расходовании внебюджетных средств................... |
|
Положение о выплате персональных надбавок и доплат........... |
|
Положение о порядке установления доплат............................... |
|
Положение о материальном поощрении работников................ |
|
Отчет о расходовании спонсорской помощи.............................. |
|
Приказ об утверждении Положения о комиссии по |
|
рассмотрению установления доплат, надбавок и о |
|
материальном поощрении работников................................... |
|
Приказ об утверждении состава комиссии |
|
по рассмотрению установления доплат, надбавок и |
|
материального поощрения работников.................................. |
|
Смета расходования внебюджетных средств, полученных |
|
по изостудии.............................................................................. |
|
Типовой договор о полной индивидуальной материальной |
|
ответственности.............................................................................. |
|
Договор аренды.............................................................................. |
|
Книга складского учета материалов (форма М-17) .................... |
|
Инвентаризационная опись (форма ¹ 401)................................ |
|
Договор на оказание дополнительных платных |
|
образовательных услуг с родителями |
|
учащихся/воспитанников......................................................... |
|
4. Документы по питанию................................................................... |
|
План работы совета по организации питания............................ |
|
Примерное десятидневное меню.................................................. |
|
Выполнение натуральных норм за десятидневку........................ |
|
Карточка-раскладка (Форма ¹ 1-85) .......................................... |
|
5. Медицинская документация........................................................... |
|
Медицинская карта ГОУ............................................................... |
|
Медицинские журналы.................................................................. |
|
Журнал контроля санитарного состояния ГОУ.......................... |
|
Журнал переписи детей, посещающих дошкольное |
|
учреждение................................................................................ |
|
Журнал дегельминтизации............................................................ |
|
Журнал учета движения детей по группам здоровья................. |
|
Журнал профилактики прививок................................................. |
|
Журнал бракеража сырых продуктов........................................... |
|
Журнал регистрации медицинских осмотров сотрудников, |
|
работающих с готовыми продуктами...................................... |
|
Журнал бракеража готовой пищи................................................ |
Журнал учета инфекционных заболеваний................................. |
|
Журнал учета детей, направленных в туберкулезный |
|
диспансер................................................................................... |
|
Тетрадь оценки питания................................................................ |
|
6. Документы по кадрам...................................................................... |
|
Заявление о приеме на работу...................................................... |
|
Приказ о назначении на должность............................................. |
|
Трудовой договор (контракт) ........................................................ |
|
Заявление в городскую аттестационную комиссию................... |
|
Аттестационный лист..................................................................... |
|
Приказ о присвоении квалификационной категории................ |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей |
|
ê íèì .......................................................................................... |
|
Акт списания испорченных бланков трудовых книжек............. |
|
7. Документы по охране труда............................................................ |
|
Приказ об охране труда................................................................. |
|
Соглашение по охране труда......................................................... |
|
Журнал регистрации вводного инструктажа |
|
по охране труда......................................................................... |
|
Журнал инструктажа учащихся по охране труда при |
|
проведении внеклассных и внешкольных мероприятий...... |
|
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве........ |
|
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте................ |
|
Журнал регистрации несчастных случаев с учащимися |
|
(воспитанниками) ..................................................................... |
|
Акт о несчастном случае (форма Н-2) ......................................... |
|
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) ............ |
|
8. Другие документы............................................................................ |
|
Акт сдачи-приемки дел.................................................................. |
|
Опись............................................................................................... |
|
Справка............................................................................................ |
|
Справка-подтверждение................................................................ |
|
Письмо............................................................................................ |
ПРЕДИСЛОВИЕ
Современное дошкольное образовательное учреждение становится все более сложной системой. Руководителю приходится работать в постоянно меняющихся условиях: экономических, социальных, правовых и т.д., что, в свою очередь, предъявляет все возрастающие требования к уровню его квалификации.
Система подготовки заведующих дошкольными образовательными учреждениями в России берет свое начало в 60-х годах XIX века. До 90-х годов XX века основной путь подготовки руководителей детских садов заключался в постепенном и поступательном продвижении в процессе работы от должности воспитателя до должности заведующей. На основании «Устава детского сада» (1944) заведующим мог стать специалист, имеющий среднее педагоги- ческое образование, специальную дополнительную подготовку и стаж работы не менее 2 лет.
Развитие общественного дошкольного воспитания и усложнение деятельности заведующих изменило требования к их профессиональной подготовке. В нормативных документах 1970-х годов указывается, что эту должность может занять только человек, имеющий высшее педагогическое образование, окончивший специальные медицинские курсы и стаж работы которого составляет не менее 3-5 лет («Квалификационные характеристики должностей руководящих работников детских дошкольных учреждений» 1977 г.). В тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям работников учреждений образования РФ 1995 г. эти требования в основном сохранены.
Раньше основной формой подготовки заведующих являлись курсы повышения квалификации после окончания специальных учебных заведений. Такая подготовка имела ряд преимуществ: она обеспечивала глубокое понимание ребенка, владение системой психолого-педагогических знаний, освоение педагогических умений. Однако при такой подготовке обнаруживались и многие недостатки: отсутствие знаний в области теории управления, слабое владение основными функциями руководства образовательным учреждением, в том числе организацией делопроизводства.
К 1990-м годам назрела необходимость обновления содержания подготовки студентов педагогических вузов к управленческой деятельности в ДОУ.
Большую роль в решении проблемы подготовки высококвалифицированных руководителей системы образования сыграл Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования России по специальности «менеджер образования» (2000 г.). В соответствии с ним в число учебных дисциплин в учебные планы были введены предметы, способствующие целенаправленному освоению знаний, необходимых будущим менеджерам дошкольного образования, в том числе «Организация делопроизводства в дошкольном учреждении».
Управленческий труд в дошкольном образовательном учреждении связан с ведением большого числа документов разной направленности и назначения. В настоящее время управленческая деятельность образовательных учреждений еще невозможна без большого числа бумажной документации, необходимой для принятия правильных управленческих решений. Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.
Отсутствие четкой организации работы с документами, напротив, не позволяет руководителю принимать юридически и организационно грамотные решения, из-за чего в конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Поскольку в учреждении отсутствуют специальные службы, работающие с документами, вся ответственность за правильное ведение делопроизводства лежит на руководителе.
Данное учебное пособие, во-первых, содержит номенклатуру дел в образовательном учреждении, и во-вторых, показывает организацию и процесс делопроизводства, оформления документов, их движение, контроль за их исполнением.
В Приложении даны образцы документов конкретного образовательного учреждения - школы-детского сада ¹ 672 г. СанктПетербурга (директор С.А.Бабак). Документы составлены с уче- том нормативных документов и отражают основные направления деятельности любого образовательного учреждения: работу с кадрами, организационно-педагогическую, финансово-хозяйствен- ную (в том числе осуществляемую самостоятельно) и др. и потому будут полезны как студентам, так и практическим работникам образования.
Пособие разработано с учетом требований государственного образовательного стандарта к подготовке специалиста по специальности 031100 - «Педагогика и методика дошкольного образования», с получением квалификации «организатор-методист дошкольного образования».
1. ПРЕДМЕТ УЧЕБНОГО КУРСА «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ»
Управление - одна из ролей менеджера, связанная с ответственностью за разработку и реализацию программ функционирования и развития учреждения (организации), достижением поставленных перед ним целей.
Управление дошкольным образовательным учреждением в настоящее время неизбежно сопряжено с подготовкой многих видов документов, без которых невозможно своевременно и грамотно принимать управленческие решения, а следовательно, невозможно обеспечить качественное функционирование и развитие учреждения.
Предметом учебной дисциплины «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении» является документационное обеспечение управления. Поскольку в штатах дошкольных образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство - составление и организацию работы с документами - осуществляет руководитель учреждения.
 документах фиксируется и учитывается деятельность учреждения, поэтому качество его функционирования проверяется прежде всего по документам.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующих государственным стандартам, принято называть документацией.
Документирование управленческой деятельности - это процесс создания, записи (фиксации) и оформления информации на различных носителях по установленным правилам.
 специальной литературе по делопроизводству используется еще и термин документационное обеспечение управления. Это - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой в управлении тем или иным учреждением (организацией).
Источниками данного курса являются: история делопроизводства в нашей стране и за рубежом, нормативные документы, современная практика делопроизводства, обеспечивающая документирование, а также современные научные исследования в области делопроизводства.
Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. Способы фиксации информации и носители информации изучаются документоведением.
Делопроизводство в нашей стране регламентируется нормативными документами, позволяющими с позиций науки подойти к разработке комплекса правил, нормативов, рекомендаций, определяющих организацию данных процессов в учреждениях и организациях. Одним из важнейших нормативных документов, разработанных в нашей стране, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), опубликованная в 1973 г. В связи с массовым внедрением в управление аппаратов вычислительной техники данный документ был усовершенствован. Новая редакция этого документа была утверждена Главархивом СССР в 1988 г. Он назван Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Повышение качества подготовки управленческих документов было связано с появлением государственных стандартов в делопроизводстве (ГОСТ). Первые ГОСТы на организационно-распо- рядительную деятельность были изданы в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72) и впоследствии перерабатывались и совершенствовались в 90-е годы (ГОСТ 6.38 -90, ГОСТ Р 6.30 -97).
Основные требования к оформлению организационно-распо- рядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов» (М.: Издательство стандартов, 1997).
В процессе документационного обеспечения управления используются государственные и ведомственные нормативные акты, отражающие специфику деятельности учреждений (организаций).
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон РФ «Об образовании», «Типовое положение об общеобразовательном учреждении», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» ¹ 212/19-12 от 30.03.94 г., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
При подготовке документов, связанных с деятельностью персонала, все без исключения организации и учреждения, незави-
симо от формы собственности опираются на Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
Практические пособия по делопроизводству разработаны для специалистов, непосредственно отвечающих за организацию работы с документами, и основаны на действующих в Российской Федерации законодательных актах и нормативно-методических документах. Материалы пособий представляют интерес и для менеджеров образования.
В последние годы особенно интенсивно ведутся научные исследования в области делопроизводства.
Основные задачи учебного курса «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении»:
освоение системы знаний по основным вопросам, связанным с документационным обеспечением управления дошкольным образовательным учреждением;
приобретение навыков грамотной работы с документами.
Вопросы и задания
1. Что является предметом учебного курса «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении»?
2. Выделите ключевые понятия данного раздела и дайте их определе-
3. Каковы основные задачи данного учебного курса?
4. Какие положения Закона РФ «Об образовании» и «Типового положения о дошкольном образовательном учреждении» можно использовать в делопроизводстве ДОУ?
2. СТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Делопроизводство имеет длительную историю. Документы вна- чале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем - как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.
Письменные источники, обнаруженные в Египте (литературные памятники, надписи на гробницах, храмах, царские надписи, документы царских хозяйств), позволяют судить о том, что фиксация событий жизни и общественных отношений стала производиться довольно давно. Сохранились обломки древнеегипетской летописи, высеченной на камне примерно в третьем тысячелетии до нашей эры. В летописи перечислялись египетские цари. Первые документы Шумера представляют собой законы о коммерческих сделках, переписку и др. Они также отно-
Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение
детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши
Сообщение на тему:
«Делопроизводство с учётом ФГОС»
Подготовили:
воспитатель В-КК Катунина Г.В.
воспитатель В-КК Уварова Т.В.
г. Россошь
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.
Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
Раскроем более полно ведение делопроизводства в ДОУ.
В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:
информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;
организационные документы - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;
распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;
документы по личному составу (личные дела).
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, Заместителя заведующего по хозяйственной части).
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
Левое – 20 мм
Правое – 10 мм
Верхнее – 15мм
Нижнее – 20мм
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Стандартно заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде;
Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается должность ответственного руководителя, его ФИО и название организации, именно в такой последовательности. Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке. Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга;
Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания:
«Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится;
«ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится;
«заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка.
В конце ставится подпись и дата написания заявления.
ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.
Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем.
Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
ПРОТОКОЛЫ
ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:
ПРОТОКОЛ заседания родительского комитета
В графе «Присутствовали» –указывается общее количество присутствующих.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:
Об итогах работы за первое полугодие
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.
Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»
Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.
Решение указывается в протоколе полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарём.
Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)
При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.
На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.
Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.
Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения
Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.
Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.
7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА
ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Анкета или личный листок по учёту кадров;
Автобиография или резюме;
Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
Трудовой договор;
Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей;
Копия паспорта работника;
Копии документов об образовании;
Аттестационный лист (для педагогических работников);
Копия ИНН работника, Копия пенсионного свидетельства (СНИЛС) ;
Копия свидетельства о браке;
Копии свидетельств о рождении детей.
«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.
Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель.
На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.
При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)
Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение. По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к: установлению ответственности за документационное обеспечение; установлению ответственности за документационное обеспечение; видовому составу управленческих документов; видовому составу управленческих документов; оформлению документов; оформлению документов; организации документооборота; организации документооборота; построению информационно-поисковых систем; построению информационно-поисковых систем; организации пользования документами; организации пользования документами; правилам хранения документов. правилам хранения документов.
Нормативные документы Трудовой кодекс РФ от ФЗ (с изм. и доп.) Закон РФ от 1 "Об образовании" (с изм. и доп.) Постановление Госкомстата РФ от "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" Постановление Минтруда России от "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях" ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ,
Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций) штатное расписание (форма Т3); графики работы; графики отпусков (форма Т7); должностные инструкции; правила внутреннего трудового распорядка; положение об оплате труда; положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании; положение о персональных данных работников; обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении; коллективный договор и приложения к нему; тарификационные списки педагогических работников; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (консультативный пункт);
Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ положение об аттестации педагогических кадров; журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории; график проведения аттестации; протоколы заседаний аттестационной комиссии; журнал учета выдачи аттестационных листов; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.); положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.
Локальные нормативные акты рекомендательного характера для ДОУ положение о должностном контроле; положение о Совете ДОУ; положение о Педагогическом совете; положение о методическом объединении педагогических работников; положение об Управляющем совете; положение о родительском комитете; положение о попечительском совете (при его наличии); положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии); перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр; перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.
Документы по организации кадрового делопроизводства инструкция по ведению кадрового делопроизводства; правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов; книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним; книга учета личного состава; журнал учета личных дел; приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам; личное дело.
Состав личного дела: трудовой договор; заявление о приеме на работу (необязательно); приказ о приеме работника на работу; личная карточка (форма Т2); личный листок по учету кадров (необязательно); автобиография; копия документов об образовании; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); копия паспорта; копия военного билета (для военнообязанных); копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копия документов о повышении квалификации; копии аттестационных листов; выписки (копии) приказов: о перемещении на другие должности; подработках; об отпусках; о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности
Организационные документы Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия) Устав Устав (свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.) Должностная инструкция Должностная инструкция (организационный документ длительного или постоянного срока действия) Положение (правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы в целом) Штатное расписание (документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.) Положение Штатное расписание Структура и штатная численность (организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.) Структура и штатная численность
Распорядительные документы Распорядительные документы ПриказПриказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ) Приказ Выписка из приказа Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа РаспоряжениеРаспоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ) Распоряжение УказаниеУказание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ"). Указание Постановление Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление
Информационно - справочные документы: Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. акт, акт, протокол, протокол, докладная записка, докладная записка, объяснительная записка, объяснительная записка, справка, справка, письма, письма, телеграмма. телеграмма.
