Заполнение акта о приеме оборудования. Заполнение акта о приеме оборудования Акт ос 14 когда заполняется
Организации для целей бухучета. Необязательно использовать в данном случае только унифицированные формы - организация вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые она будет применять, в том числе для приемки основных средств, приобретенных за плату.
Акт о приеме оборудования имеет унифицированную форму ОС-14 - организация вправе использовать ее для составления акта о приеме оборудования. Форма акта приема -передачи оборудования утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Данная форма может использоваться и в качестве образца для составления акта – ее можно дополнить необходимыми реквизитами или наоборот, удалить ненужные реквизиты. Если принято решение использовать унифицированную форму акта, следует применять порядок заполнения, установленный Постановлением Госкомстата. Унифицированную форму бланка и образец заполнения мы приведем в конце статьи.
Акт составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Необходимо помнить, что основным средством оборудование признается в случае, если приобретается не для дальнейшей продажи.
Форма ОС-14 (образец заполнения)
В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-получателя, контактные данные, банковские реквизиты, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется основание для заполнения акта (приказ, договор), номер и дата составления, дата принятия к бухгалтерскому учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы. Под сведениями, содержащимися в шапке документа, должна стоять подпись руководителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписания. Рядом с названием документа проставляется дата его заполнения и номер документа.
В основной части акта ОС-14 заполняется общая информация о приеме оборудования:
- Наименование продавца (компании – поставщика), контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Наименование компании-изготовителя, код по ОКПО;
- Наименование компании-перевозчика, контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Место приема оборудования;
- Способ, которым оборудование было доставлено, серия, номер, дата транспортной накладной;
- Наличие пломбы.
- Дата, время отправления груза со станции отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время отправления груза со склада отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время прибытия оборудования, место приема;
- Дата, время начала приема оборудования;
- Дата, время приостановления приема оборудования;
- Дата, время возобновления приема оборудования;
- Дата, время окончания приема оборудования.
Оборотная сторона бланка содержит вторую таблицу – сведения о поступившем оборудовании:
- Наименование поступившего оборудования;
- Заводской номер оборудования;
- Тип, марка оборудования;
- Вид упаковки оборудования;
- Единица измерения;
- Количество мест по документам компании-поставщика;
- Масса груза отправителя;
- Масса груза дороги (пристани и др.);
- Стоимость за единицу и общая стоимость;
- Особые отметки по накладной;
- Количество мест, которое было принято фактически;
- Масса груза (де-факто);
- Обнаруженные дефекты;
- Примечания.
Под таблицей фиксируются детали, обнаруженные при внешнем осмотре оборудования: повреждена ли упаковка, комплектно ли поставлено оборудование. Дефекты, обнаруженные при монтаже и установке оборудования, фиксируются отдельным актом .
Далее ОС-14 (акт о приемке оборудования) содержит заключение комиссии, перечень прилагаемых документов. Акт должны подписать все члены комиссии, с указанием должности, расшифровкой подписи, номером и датой выдачи документа о полномочиях и указанием организации, выдавшей документ.
Стоит ли создавать комиссию, если в штате организации состоит только руководитель? В данном случае создание комиссии не представляется возможным, так как комиссия должна состоять минимум из двух человек. Если в организации состоит только руководитель, то все функции по приемке он возьмет на себя.
Акт подписывается ответственным лицом, принявшим оборудование, с указанием должности, расшифровкой подписи. Также документ подписывает сотрудник, который принял объект на ответственное хранение, проставляется отметка бухгалтерии об открытии карточки учета объекта ОС с указанием номера документа и датой составления, подписью главного бухгалтера.
Оформление акта о приеме оборудования по форме № ОС-14. Кто должен его заполнять.
Вопрос: У нас договор на очень крупную сумму поставки Товара. Это 5 котлоагрегатов, в результате монтажа которых будет котельная, и у покупателя это будет ОС. В договоре так и написано... далее (товар). Форма договора от Покупателя, редактировать нельзя, протокол разногласий-нельзя. Покупатель далее по тексту требует от нас, привожу дословно " Поставщик обязан передать оригиналы документов, подтверждающих факт поставки (оформленные и подписанные Поставщиком акт по форме ОС-14 и товарная накладная по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры...". Далее по тексту, если мы не передаем оригиналы документов очень большие штрафные санкции, вплоть до возврата товара... Вопрос: как мне грамотно аргументировать, что ОС-14 я, как поставщик, оформлять не могу, что их требование незаконно и абсурдно. Или я должна оформлять ОС-14?При приемке -сдаче товара будет присутствовать наш представитель.
Ответ: Акт о приеме оборудования по форме № ОС-14 должна составлять комиссия организации-покупателя на дату осмотра оборудования. Данный акт подтверждает, что поступившее на склад оборудование соответствует по комплектности документам поставщика и при его осмотре не обнаружено повреждений и дефектов. При обнаружении дефектов или недокомплекта их фиксируют в акте. Это будет основанием для направления претензии поставщику.
Порядок заполнения Акта о приеме оборудования по форме № ОС-14 утвержден в Постановлении Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
Обоснование
Памятка к форме № ОС-14. Акт о приеме оборудования
Сколько экземпляров
Два экземпляра. Один экземпляр - для бухгалтерии, второй - для материально ответственного сотрудника склада.
Кто заполняет
Приемочная комиссия.
Кто подписывает
Члены комиссии;
- сотрудник склада;
- главный бухгалтер.
Когда оформляют
При поступлении на склад оборудования, которое в дальнейшем будут использовать в деятельности организации. Акт составляют на дату осмотра оборудования. При осмотре проверяют его комплектность и отсутствие внешних повреждений и дефектов.
На основании каких документов
Договор поставки;
- приказ о создании приемочной комиссии.
Для чего нужен бухгалтерии
Подтверждает, что поступившее на склад оборудование соответствует по комплектности документам поставщика и при его осмотре не обнаружено повреждений и дефектов. В этом случае оборудование передают в монтаж.
При обнаружении дефектов или недокомплекта их фиксируют в акте. Это будет основанием для направления претензии поставщику (грузоперевозчику).
Из Постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств (не нуждается в госрегистрации)
Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16)
Форма № ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств.
Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.
Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытани, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-1б.
По форме ОС-14, введенной в оборот постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении форм по учету ОС» от 21.01.2003 № 7, оформляется специальный акт, удостоверяющий приемку оборудования, подлежащего последующему монтажу и включению в состав основных фондов, на склад. Делается он в 2 экземплярах.
Данный документ должен составляться специальной комиссией, которая имеет полномочия, связанные с приемом соответствующего оборудования. Акт подлежит утверждению руководителем предприятия либо иным лицом, имеющим на то необходимые полномочия.
Каковы особенности практического использования акта по форме ОС-14
Акт ОС-14 оформляет 1-й этап включения оборудования в состав основных фондов - его поступление на склад. Как только оборудование проходит первичную проверку, оно может быть направлено на монтаж. Для этого используется другой унифицированный бланк - форма ОС-15, которая также утверждена постановлением № 7.
Допускается осуществление приемки оборудования сразу тем подрядчиком, который будет производить монтаж. В этом случае представитель подрядчика входит в состав комиссии, оформляющей акт ОС-14, ставит в акте свою подпись, делая в т. ч. отметку о принятии оборудования на ответственное хранение, и забирает себе второй экземпляр этого документа. Форма ОС-15 при этом не заполняется.
Если во время монтажа оборудования в нем будут обнаружены дефекты, они фиксируются в другой унифицированной форме - ОС-16.
После монтажа оборудование фактически вводится в состав основных фондов. Для удостоверения этой процедуры используется форма ОС-1 (акт, удостоверяющий прием основных фондов) либо ОС-1б (аналогичный по назначению бланк, но используемый в целях учета группы однотипных ОС).
Об организации учета основных средств читайте в статьях:
- «Отражаем основные средства в бухгалтерском балансе» ;
- «Учет основных средств при УСН в 2017-2018 годах» .
Где можно скачать форму ОС-14
Скачать выполненный в формате Word бланк формы ОС-14 вы можете на нашем сайте.
Форма ОС-14 (акт о приемке оборудования)
Конечно, использовать именно эту форму организация не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Она может как доработать форму № ОС-14 с учетом своих потребностей, так и использовать самостоятельно разработанную форму. Используемый для оформления поступления оборудования первичный учетный документ нужно будет закрепить в .
Расскажем о некоторых особенностях оформления Акта № ОС-14, которые предусмотрены Указаниями по применению и заполнению форм первички по учету ОС (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7).
Так, Акт о приеме (поступлении) оборудования составляется в 2 экземплярах комиссией, которая уполномочена на прием основных средств. Затем этот акт утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
Возможна ситуация, когда при поступлении оборудования на склад его качественная приемка невозможна. В этом случае составляется предварительный Акт по форме № ОС-14 по результатам наружного осмотра. А все последующие выявленные качественные и количественные расхождения с данными поставщиков, а также факты боя и лома отражаются в отдельных актах.
Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусматривается использование Акта по форме № ОС-14 во взаимосвязи с другими первичными документами, подтверждающими последующую передачу оборудования в монтаж, а также выявление в процессе монтажа дефектов. Эти документы, как и форма № ОС-14, не являются обязательными.
Так, при проведении монтажа оборудования собственными силами передача оборудования может оформляться Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15). Если монтаж проводится подрядным способом, т. е. сторонней специализированной организацией, Акт № ОС-15 оформляется на передачу оборудования такой организации, причем в состав приемочной комиссии должен входить представитель подрядной монтажной организации. По сути он принимает оборудование на ответственное хранение, а потому должен расписаться в Акте, один экземпляр которого остается у него. В таких случаях Акт по форме № ОС-15 в момент фактической передачи оборудования в монтаж не составляется.
Принятие организацией на склад оборудования должно сопровождаться формированием соответствующего документа. Таким документом является акт ОС-14. Подробнее о нем, и о том, как он оформляется, вы можете узнать из следующей статьи.
Акт ОС-14 – это унифицированная форма, на основании которой формируется акт, удостоверяющий прием спецоборудования, подлежащего монтажу и включению в состав ОФ организации. Он формируется в двух экземплярах.
Документ формирует комиссия, обладающая полномочиями на прием спецоборудования. Акт должен заверить директор компании, или другое лицо, обладающее необходимыми полномочиями.
Документ состоит из титульной части и двух разделов. Бланк акта о приемке оборудования ОС-14 приведен ниже.
Особенности практического применения документа
Акт ОС-14 используется для оформления первого этапа приема спецоборудования в состав ОС организации – передачу его на склад. Ели объект прошел первичную проверку, его отправляют в монтаж (это действие сопровождается оформлением другого акта – по форме ОС-15).
Уполномоченный представитель компании, производящей монтаж спецоборудования и принимающей его на ответственное хранение, проставляет в экземпляре акта, остающегося у передающей стороны, свою личную подпись, а второй экземпляр забирает себе.
Если в ходе монтажа спецоборудования обнаружились какие-либо недостатки, они отражаются в акте по форме ОС-16. После завершения процесса монтажа объект включают в состав ОФ. Для этого применяется акт по форме ОС-1.
Как заполнить титульный лист
- Прописываются реквизиты компании, которая получает оборудование.
- Основанием для формирования акта является распоряжение, приказ или контракт купли-продажи. Обязательно прописывается его номер и дата формирования.
- Справа указывается дата, когда объект принимается к учету; номер бух. счета, в дебет которого принимается объект и номер группы амортизации.
- Документу присваивается порядковый номер и прописывается дата его оформления.
- Ниже прописываются все реквизиты поставщика, производителя и грузоотправителя спецоборудования, а также адрес приема объекта.
- Графа «адрес доставки» предназначена для указания вида транспорта, которым доставлено спецоборудование. В графе прописывается номерной знак ТС, а также дата и номер транспортной накладной.
Как заполнить первый раздел
Этот раздел предназначен для указания даты и времени отправки оборудования со склада отправителя и прибытия его на склад к получателю. Также в нем указывается время, когда начался и закончился прием объектов.
Как заполнить второй раздел
Второй раздел акта ОС-14 представляет собой таблицу, которая заполняется следующим образом:
- 1 – название поступившего спецоборудования;
- 2 – заводской и номенклатурный номера объекта;
- 3 – тип, марка или знак спецоборудования;
- 4 – вид упаковки объекта;
- 5 – единица, по которой измеряется объект;
- 6-11 – информация о поступлении ОС на основании бумаг поставщика: количество, цена, вес;
- 12-14 – фактическая информация о приеме: количество, вес, выявленные дефекты.
Комиссия, которая осуществляла прием спецоборудования, прописывает комплектность объекта, а также, в каком состоянии находилась упаковка. После этого она пишет заключение.
Все участники комиссии заверяют документ своими личными подписями.