Реклама на портале

Понятие документооборота. Правила его организации

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим - касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

    Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

    Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

    Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Основные понятия:

документооборот; принцип службы делопроизводства; организация документооборота; централизованный документооборот; документооборот уровня структурного подразделения; входящий документ; исходящий документ; внутренний документ; регистрация документа; индексация документов в делопроизводстве; контроль исполнения документов; срок исполнения документа.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот –движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

    оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

    максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

    порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота –это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов . Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот идокументооборот уровня структурного подразделения . В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ –документ, поступивший в учреждение . Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ –официальный документ, отправляемый из учреждения . Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ –официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации . Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Схема движения и технология обработки документов

О том, что такое документооборот - его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Правильная организация действий - это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ - это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот , а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Что такое документооборот: определение

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

  • входящая - это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
  • исходящая - это та, которая отправляется за пределы предприятия;
  • внутренняя - это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Формы документооборота


Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.

А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

    централизованная - предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

    Например, это может быть секретариат или канцелярия.

    Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;

    децентрализованная - характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.

    Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;

    смешанная - совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.

    Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.

    Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Принципы документооборота

Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот , нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

    Четкость

    Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

    Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.

    Непрерывность

    Название принципа говорит само за себя.

    Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.

    В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.

    Ритмичность

    Этот принцип перекликается с предыдущим.

    Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.

    Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.

    Параллельность

    Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.

    Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Этапы документооборота


После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

  1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
  2. согласование описанной информации;
  3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
  4. регистрация;
  5. исполнение заданий (если они требуются);
  6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
  7. уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:


  1. составление и проверка документа;
  2. согласование и подписание указанной на документе информации;
  3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
  4. отправка документа конкретному получателю.

Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:

  1. поступление и прием;
  2. рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
  3. направление полученной документации руководству на рассмотрение;
  4. исполнение, если оно требуется;
  5. при необходимости составление ответа;
  6. отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Правила организации документооборота

Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:
  • минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
  • сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
  • единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства - оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот , то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

  • входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
  • исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
  • внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

  • правила составление документации;
  • ее порядок передачи и утилизации;
  • процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

  1. Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
  2. Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
  3. Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
  4. Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
  5. Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
  6. Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

  1. Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
  2. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
  3. Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
  4. Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
  5. Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
  6. Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
  7. В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

  • должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
  • для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
  • каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
  • регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
  • обязательно должна быть создана номенклатура дел;
  • идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация не секретного делопроизводства

Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.

Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.

Алгоритм действий будет следующий:

  • получение или разработка документа;
  • его обработка и рассмотрение руководством;
  • передача исполнителям;
  • хранение документа и передача его в архив.

Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

  • должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
  • все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
  • особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
  • для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
  • выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
  • входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
  • в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
  • должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
  • система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

  1. Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
  2. Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
  3. Согласование — обязательный этап организации документооборота.
  4. Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
  5. Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
  6. Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
  7. После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
  8. Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
  9. Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

  • получение письменного обращения;
  • его рассмотрение;
  • организация личного приема граждан;
  • контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

  • если в обращении использовалась нецензурная лексика;
  • нет обратной связи с отправителем;
  • текст написан неразборчиво;
  • разъяснение содержит секретную информацию.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

  • наименование структурного подразделения;
  • указывается автор документа;
  • пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
  • электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

2. Регистрация документов

4.Совершенствование делопроизводства

Заключение

Список литературы

документационный реквизит делопроизводство

Введение

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

1. Организация документооборота

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку;

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию;

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

> направляемые на рассмотрение руководителю организации,

> направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

2. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние -- в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

> порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

> индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где 218 -- порядковый регистрационный номер; 08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа (для входящих документов);

> индекс поступления документа (для входящих документов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа -- ответа);

> номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

* исполнители;

* расписка исполнителя в получении документа;

* ход исполнения;

* приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;

* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;

* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

4. Совершенствование делопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.

2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

2.7. Внедрение средств оргтехники ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым, ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно.

Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

Знать основные направления работы руководителя и фирмы;

Знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

Предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

Выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

5. Пути совершенствования организации документооборота

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятии. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе. Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Разработка нормативно-методических документов для учреждений Основное содержание работы: Подготовка документов:

перечни документов с указанием сроков хранения;

перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение;

указания по применению перечней документов;

номенклатуры дел;

методические указания по составлению номенклатур дел, формированию дел в системе учреждений;

классификаторы документов;

указатели видов документов;

инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления;

инструкции о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан;

сборники (альбомы) унифицированных форм документов;

регламенты службы ДОУ учреждений;

положения об отделах службы ДОУ;

положения об архивах учреждений;

положения об экспертных комиссиях учреждений;

должностные инструкции работников служб ДОУ и архивов учреждений;

расчеты штатной численности работников служб ДОУ и архивов учреждений.

Вспомогательные работы и операции: Машинописные работы Наименование конечного результата работы: Нормативно-методические документы.

Оказание методической и практической помощи учреждениям по проблемам архивного дела и делопроизводства Основное содержание работы: Оказание помощи в подготовке нормативно-методических документов, номенклатур и описей дел; проверка готовности документов к передаче на хранение в государственный или ведомственный архив. Подготовка и выдача рекомендаций в устной и письменной форме. Вспомогательные работы и операции: Машинописные работы Наименование конечного результата работы: Рекомендации, практическая помощь.

Упорядочение документов и дел Основное содержание работы: Подготовка планов упорядочения документов учреждений, разработка схем систематизации дел, сбор документов в структурных подразделениях учреждения, систематизация документов, экспертиза ценности документов, формирование дел, составление заголовков дел, описей, актов о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению, представление описей, актов в ЭК учреждения Вспомогательные работы и операции: Постановка архивных шифров на карточках и делах, подшивка и переплет дел, нумерация (перенумерация) листов, оформление обложек дел, картонирование, перемещение, обеспыливание дел, машинописные работы Наименование конечного результата работы: Дела (единицы хранения), описи дел постоянного и временного хранения; акты о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению.

Составление исторических справок о фондообразователях и фондах Основное содержание работы: Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда, определение дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фондообразователя; выяснение его структуры, функции в системе учреждений, характера и состояния документов фондообразователя; составление справки. Вспомогательные работы и операции: Машинописные работы Наименование конечного результата работы: Историческая справка.

Отбор и подготовка документов (печатных изданий) для переплета, реставрации, дезинфекции и дезинсекции. Основное содержание работы: Подбор дел по актам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, проверка правильности, нумерации (перенумерация) листов, написание карт-заместителей, визуальный осмотр состояния подобранных дел, оформление заказа, передача дел в лабораторию. Вспомогательные работы и операции: Выемка дел и подбор по архивным шифрам, формирование связок дел в лабораторию Наименование конечного результата работы: Подготовленные дела, оформленный в лаборатории заказ.

Проверка наличия и состояния дел в архиве учреждения Основное содержание работы: Выверка учетных документов, установление их полноты, выверка показателей. Проверка наличия и физического состояния дел на местах хранения, сверка описательных статей описи с описанием дел на обложках, сверка физического наличия дел с итоговыми записями в описях. Заполнение листа проверки наличия и состояния дел. Составление акта по результатам проверки. Вспомогательные работы и операции: Выемка и подкладка дел, машинописные работы. Наименование конечного результата работы: Оформленный акт проверки наличия и состояния дел в архиве.

Заключение

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Основные выводы: Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели; Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся); Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов; Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта; Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий; Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия..

Список литературы

1. ГОСТ 7.32 -2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. // СПС "Кодекс", 2005.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. // СПС "Кодекс", 2005.

3. Басаков М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления - М.: Издательский дом "Дашков и К", 2004. -336 с.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство - М.: ИНФРА-М, 2003 - 304 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: ЮНИТИ, 2003. - 359 с.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами // М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

7. Пшенко А. Документационное обеспечение управления - М.: Академия, 2004. - 216 с.

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Приор, 2004. - 160 с.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2002.

10. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - М.: Проспект, 2004. - 212 с.

11. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. - 2001. №2

12. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

    Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры.

    дипломная работа , добавлен 10.11.2010

    Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

    реферат , добавлен 22.01.2010

    Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.

    курсовая работа , добавлен 26.10.2011

    Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.

    реферат , добавлен 13.01.2011

    Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.

    реферат , добавлен 24.07.2010

    Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

    контрольная работа , добавлен 03.04.2010

    Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

    реферат , добавлен 23.09.2010

    Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.

    курсовая работа , добавлен 07.12.2014

    Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

    контрольная работа , добавлен 06.03.2012

    Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.