Учет в ГИБДД

Первичные бухгалтерские документы.

Форма первичного документа может быть как обязательной, утвержденной в законодательном порядке, так и разрабатываемой организациями самостоятельно, в индивидуальном порядке. При этом существует список реквизитов, которые всегда должны присутствовать в документах первичного порядка. Это позволяет установить унификацию и закрепить определенный порядок. В число обязательных реквизитов входят следующие пункты:

Название составляемого документа, также может использоваться наименование формы.
Дата, когда документ был составлен.
Название учреждения или компании, деятельность которой описывается в этом документе.
Описание факта хозяйственной жизни.
Величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием используемых единиц измерения.
Указание должности тех, кто совершал сделку и несет за нее ответственность. Также могут указываться должности лиц, ответственных за оформление документации.
Подписи лиц, участвовавших в сделке, с указанием фамилий и инициалов или другие варианты оформления, необходимые для идентификации.

Все эти пункты должны обязательно указываться на бланках для составления первичных документов, вне зависимости от того, считается ли форма документа утвержденной законодательством или организация разрабатывала ее самостоятельно.

Бухгалтерские регистры и их реквизиты

Формы некоторых бухгалтерских регистров организация может разрабатывать самостоятельно, однако при этом необходимо соблюдать наличие ряда определенных реквизитов. Такой порядок необходим, чтобы унифицировать документы:

Название данного регистра.
Название организации.
Дата начала и окончания или период ведения регистра.
Группировка объектов, которые относятся к бухгалтерскому учету.
Величина денежного измерения этих объектов.
Указание должностей тех, кто несет ответственность за ведение регистра.
Подписи ответственных с указанием фамилий и инициалов или другим вариантом идентификации.

Перечень перечисленных реквизитов является обязательным, однако организация также может добавлять к ним дополнительные пункты по своему усмотрению, если это необходимо по каким-либо причинам. Использование дополнительных реквизитов может потребоваться для учета, в связи с какой-то особой спецификой организации или другими подобными обстоятельствами, требующими определенных подробностей при характеристике какой-либо хозяйственной операции.

Для форм бухгалтерской отчетности также существуют определенные реквизиты, установленные соответствующим указом. Кроме того, используемые для ведения документации бланки имеют свое назначение. Вся систематизация документов необходима для поддержания порядка в документообороте, а также унификации, которая облегчает взаимодействие между различными подразделениями и организациями.

22.01.2019, Сашка Букашка

Реквизиты документа - это его обязательные элементы, без которых этот документ является неполным или некорректно оформленным. Обычно реквизиты - это часть оформления. И любой официальный документ - это определенная совокупность реквизитов, информационных данных и сведений. Причем порядок и правила составления документации такого рода определяется на законодательном уровне. В статье расскажем, что такое реквизиты документа, приведем примеры.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Итак, реквизит документа - это элементы визуального оформления деловой и иной официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. Следовательно, если при составлении официальной бумаги будет допущена ошибка в реквизитах либо важный элемент будет отсутствовать вовсе, то, скорее всего, документ будет признан ничтожным.

Следовательно, реквизит - это обязательный элемент оформления документа. Чтобы систематизировать внушительное количество сведений, информации и элементов, чиновники разработали специальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов в деловых бумагах.

Отметим, что стандарт вступил в силу с 01.07.2018. Также стоит обратить внимание, что применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления по своей сути представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа. Иными словами, реквизиты документа позволяют определить следующую информацию:

Кто является составителем официальной бумаги. Например, наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
К какому виду документации можно отнести конкретную бумагу. Например, позволяет идентифицировать вид деловой документации: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
Кто утвердил, согласовал и подписал бумагу. То есть реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты можно разделить на две группы: постоянные и переменные.

К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Например, фирменный бланк организации - утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.

Переменные элементы - это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Также весь состав реквизитов документов можно классифицировать на основные и дополнительные сведения. Основные - это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. То есть без основных элементов документация утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.

Дополнительные - это информация, которая детализирует основные реквизиты. Указывать такие данные не обязательно, то есть бумага не потеряет своего статуса. Однако они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Напомним, что первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички - это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

ВАЖНО! Для первичной документации чиновники утвердили особый перечень обязательных сведений-реквизитов. Он раскрыт в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, обязательные реквизиты первичных документов:

Наименование документа, бланка или унифицированной формы.
Дата составления.
Наименование субъекта, который составил первичку.
Содержание операции, оформляемой первичкой.
Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, а также ответственных за оформление.
Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

Отметим, что при отсутствии обязательной информации в первичке бумага будет признана недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Так, пункт 4 данного ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), а также их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации. Причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Не смотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ является добровольным, но для корректного составления документов всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты документа улучшают деловую репутацию компании. Рассмотрим те реквизиты, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных документов обычными коммерческими организациями.

Реквизит	Где в документе располагается	Как оформляется
Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ)		Бланки с Государственным гербом РФ имеют право изготавливать только полиграфические предприятия
Эмблема организации	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Должна быть разработана и утверждена распорядительным документом
Товарный знак	в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации	Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации
Наименование организации	в верхнем поле документа по середине или слева	Должно соответствовать наименованию, отраженному в учредительных документах (уставе)
Справочные данные об организации	под наименованием компании	Текст должен включать: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП
Наименование вида документа	под реквизитами автора документа (наименования организации)	не указывается при составлении служебных и деловых писем
Дата документа	в поле под наименованием вида документа, при его отсутствии – под справочными данными организации	Записывается в последовательности: дата, месяц, год должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2019
Регистрационный номер документа	на одном уровне с датой документа	Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации
Место составления	в поле под датой и номером документа	Должен содержать сведения о территориально-административной единице указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем
Гриф ограничения доступа	в правом верхнем углу первого листа документа	Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки: “Коммерческая тайна” “Для служебного пользования” “Конфиденциально”
Адресат (получатель) документа	в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка	Используется при составлении служебных или деловых писем, служебных записок и т.п. и включает: наименование организации, должность и ФИО должностного лица
Текст документа	располагается под всеми вышеперечисленными реквизитами	Составляется на русском языке
Подпись	под текстом документа	Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта: Директор Иванов Иванов И.И.
Печать	рядом с подписью	Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном “МП”

В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы - регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.

Суть первичного документа - фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Примеры первичной документации

Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:

ТОРГ-12 или транспортная накладная;
счет-фактура;
приходные и расходные кассовые ордера;
акты выполненных работ и услуг;
акты передачи материальных ценностей;
товарно-транспортная накладная;
платежные поручения и выписки банка;
требование на выдачу материальных ценностей.

К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности - оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.

Регламент

Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.

Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.

Реквизиты документов

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
номер и дата документа;
номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
итоговая сумма по всем позициям в документе;
подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
количество мест, масса и категория перевозимого груза;
основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

Кто может подписывать первичные документы

Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, - все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:

генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
главный бухгалтер;
кладовщик, отпустивший товар;
водитель, принявший товар к перевозке;
кладовщик, принявший товар на склад;
специалист, принявший к учету документацию;
сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.

Доверенность на подпись

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное - на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный - на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц - водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая - самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика. Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей - сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.

Электронная подпись

Первичка может быть подписана и другим способом - электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

Расходный кассовый ордер.

Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

Авансовый отчет.

Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

название документа;
дата, когда такой документ был составлен;
информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

книги;
карточки;
свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
аналитические регистры (платежная ведомость);
комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.