Реклама на портале

Путевой лист. Какой порядок заполнения путевых листов - образец, бланк Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Изменения 2019

Разрешили оформлять один путевой лист на 2 водителей, но отметки о медосмотре нужно ставить для двоих водителей (письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ).

C 1 марта 2019 года появился новый реквизит для предсменного контроля технического состояния транспортного средства.

C 1 марта 2019 года штамп больше не нужен в отметках о медосмотре и показаниях одометра.

C 1 марта 2019 года показания одометра нужно вносить только если автомобиль выезжает с парковки или если оформили несколько путевых листов на разных водителей.

С 21 декабря 2018 года необходимо проходить не только предрейсовый осмотр, но и предсменный(если водитель совершает больше одного рейса аз смену).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах печать не нужна(приказ Министерства транспорта от 18 января 2017 г. № 17).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах нужно отображать информацию о предрейсовом состоянии автомобиля иначе возможен штраф до 30 000 р.(ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

C 1 июня 2017 года запрещено нанимать водителей или ИП с иностранными правами (ФЗ от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это правило не распространяется на личные поездки.

Кому нужен путевой лист?

Путевой лист нужен для обоснования расходов на ГСМ(бензин, моторное масло и пр) на УСН доходы-расходы и ОСНО. ИП и организации на УСН доходы, ЕНВД и Патенте не ведут учет расходов и путевой лист просто не нужен. Также он не нужен если вы не хотите или вам не нужно вписывать такие расходы на любом налоговом режиме.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство(тут имеется ввиду прежде всего перевозки за деньги, а иначе абсурд - ИП везет свою жену в театр и должен иметь путевой лист).

Также за отсутствие штраф до 20 000 р. для ИП или до 100 000 р. на юр.лиц.(КОАП 12.31.1).

Если будет неправильно заполнен (например, не будет отметки о медосмотре) - штраф до 30 000 р организацию, до 5 000 должностное лицо.(КОАП 12.31.1).

За отказ водителя от обязательного медосмотра - для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..(КОАП 12.31.1).

Обязательные реквизиты

1. Название - путевой лист

3. Срок действия

4. Сведения о собственнике машины

5. Тип и модель машины

6. Государственный регистрационный знак машины

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время

10. Ф.И.О. водителя

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя

12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины

14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Оформление

Срок оформления путевого листа от одного дня до одного месяца. Для автотранспортных компаний его нужно оформлять на каждый день (письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС). Необходимо подробно указывать маршрут следования.

Хранение

Путевые листы необходимо хранить пять лет.

Расходы-нормы

Расходы нужно списывать в пределах норм - до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей;свыше 2000 куб. см - 1500 рублей; мотоциклы - 600. Данные нормы применяются для Налога на прибыль, УСН, ЕСХН(ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2002 г. N 92).

А вот «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р носят рекомендательный характер. Обязанности следовать этим нормам у организаций нет.

Для легкового автомобиля

Типовая форму (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78) не обязательна к применению. Кроме того, в неё необходимо внести 2 новых реквизита:

5) сведения о водителе.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"

I. Общие положения

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).

2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017, подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Путевые листы являются важнейшими учетными документами, которые необходимы для расчета размеры зарплаты шоферам и обоснования затрат на ГСМ. Скачать бланки путевых листов вы можете на нашем сайте.

Законодательство обязывает организации оформлять путевые листы с целью контроля и правильного учета движения ГСМ, а также с целью расчета размера зарплаты водителей. Также, их формирование для целей налогообложения.

Исходя из этого, можно сказать, что путевые листы являются основными документами первичного учета, которые служат основой для осуществления контроля за пробегом и техническим состоянием ТС, списания расходов ГСМ, расчета налогов и размера зарплаты шоферов.

Структура путевых листов и порядок их оформления

Унифицированных форм путевых листов не существует. Организации могут формировать их по собственно разработанным формам. Но, несмотря на это, они являются официальными документами.

Формирование путевых листов занимается диспетчер организации или его представитель. Как правило, документ оформляется в единственном экземпляре, но при его потере может быть сформирован дубликат.

Путевой лист является действительным только на протяжении одного трудового дня или смены. Если шофер отправляется в командировку, срок действия путевки может быть увеличен (максимум до одного месяца).

Основными реквизитами, которые должны быть отражены в путевке, являются:

  • Номер документа по порядку;
  • Дата формирования путевки;
  • Личная подпись работника, оформившего документ;
  • Официальный штамп компании;
  • Километраж, пройденный ТС.

Типовой бланк и образец путевого листа 2017 года приведены ниже.

Виды путевок

Самыми часто используемыми видами путевок являются:

  1. Форма №4с. Она применяется теми организациями, которые платят зарплату шоферам исходя из количества совершенных ими рейсов. З/п в таком случае будет рассчитываться по средним тарифам, которые действуют в данной сфере.
  2. Бланк путевого листа по форме №4-п. Такие путевки используются теми компаниями, которые рассчитывают зарплату шоферов исходя из отработанного ими времени.
  3. Форма №4-м. Данную форму оформляют организации, занимающиеся доставкой грузов и междугородними перевозками.

Общие правила заполнения путевок

Графы нового бланка путевого листа должны заполняться в строго определенном порядке:

  1. Под названием документа указывается дата, когда путевка была сформирована.
  2. Далее предусмотрена строчка, предназначенная для указания кода работ. Этот код является основанием для расчета размера з/п и ее выплаты.
  3. Сведения о ТС: его тип, марка и гос. регистрационный номер.
  4. Если ТС имеет прицеп, то необходимо указать и данные прицепа: гаражный и государственный номера, а также его марку.
  5. Сведения о шофере: ФИО, номер водительского удостоверения, класс шофера и его номер по табелю.
  6. Для указания времени выезда авто со стоянки и времени его возвращения предусмотрена графа «работа шофера и авто».
  7. Графа «задание шоферу» предназначается для указания адреса заказчика.
  8. Обязательно необходимо указать километраж, пройденный ТС.
  9. Специальное место отведено для указания того, в каком техническом состоянии находится авто.
  10. На бланке обязательно должны проставить свои подписи шофер, получивший авто в пользование; механик, проверяющий состояние ТС, а также диспетчер, выдавший задание.

Бланк и образец

Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17

Как известно, в порядке оформления путевых листов в 2017 году предусмотрено несколько нововведений. Теперь в этом документе следует указывать сведения о предрейсовом контроле тех. состояния автомобиля. Об этом мы рассказывали в нашем материале «Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017 ». Сегодня подробнее остановимся на правилах заполнения путевых листов по новым требованиям.

Новые требования обязательны для всех?

Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17 (далее - Приказ №17), вступившего в силу 26 февраля 2017 года.

Внесение информации в путевые листы о предрейсовом контроле состояния транспорта определено правилами безопасности, начавшими действовать еще в июле 2014 года, согласно пункту 29 приказа Минтранса РФ от 15.01.2014 №7. Однако до 2017 года данный реквизит не был предусмотрен в унифицированных формах путевых листов, поэтому компании такую отметку не делали.

Приказ №17 оставил неясным один момент - для кого новое требование обязательно, а кто может им пренебречь? Чиновники Минтранса РФ высказали пока только в устной форме, но четкое мнение на этот счет: отметку о предрейсовом контроле должны проставлять все компании, эксплуатирующие транспортные средства. А значит, новые требования касаются как организаций, деятельность которых связана с перевозкой пассажиров и транспортировкой грузов, так и компаний, имеющих просто служебный транспорт, на котором ездят сотрудники по рабочим вопросам. Не исключено, что в скором времени поступят и письменные разъяснения от специалистов ведомства по данному вопросу.

Исходя из этого, стоит понимать, что при выявлении нарушений в части несоблюдения новых требований, проверяющие могут наложить штрафные санкции на компанию (ИП) в размере 30 тысяч рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также, не делая данную отметку, ставшую теперь обязательной в путевом листе, налоговики могут признать документ заполненным неверно и не подтвердить по нему затраты на топливо. Избежать разногласий с контролерами помогут внесенные приказом изменения в учетную политику учреждения, касающиеся применения новой формы путевого листа. Конечно, при этом требуется обновить путевые листы, применяемые компанией.

В программе «Бухсофт: Путевые листы» вы можете скачать актуальный бланк путевого листа легкового автомобиля .

Также напоминаем, что новая форма листа не требует обязательного проставления круглой печати. Места для оттиска на бланке нет вовсе. Поэтому печать не нужно ставить всем: и тем, кто ее не использует, и тем, кто применяет оттиск в своей работе.

Правила заполнения путевых листов 2017

Путевые листы - обязательный документ для каждого эксплуатируемого транспортного средства. Это требование касается и юридических лиц, и к коммерсантов.

Документ формируется ежедневно, а при невозможности работы в подобном режиме - в срок не свыше одного календарного месяца.

Наименованием документа служит тип транспорта, на который оформляется лист. Нумерация ведется в хронологическом порядке в заголовке листа, согласно принятому в компании порядку о нумерации документов.

Руководитель компании (предприниматель) должен назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за указание в листе таких реквизитов как: дата и время выезда автомобиля со служебной стоянки и его возвращения, показания одометра на момент выезда и по возвращении транспортного средства. Записи ответственного должны быть подтверждены штампом либо подписью данного лица с расшифровкой фамилии и указанием инициалов имени и отчества.

Если ИП не имеет возможности назначить ответственное лицо, а также, если он сам выступает в качестве водителя, заполнение данных реквизитов возлагается на него самого.

В случаях, когда машина эксплуатируется многими водителями в разные смены, допустимо подготавливать несколько путевых листов на каждого из них. При этом то дату, время и данные с одометра проставляет водитель, открывший первую смену, то есть первый, покинувший стоянку. Соответственно, дату, время и показания одометра при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени ставит водитель, закрывающий последнюю смену на автомобиле.

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждается штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль тех. состояния транспорта должен производить контролер, прошедший аттестацию транспортной инспекции на данный вид деятельности.

Такой аттестат может получить водитель, главный механик или мастер. Однако за отдельную плату отметки могут проставлять и контролеры в специализированных центрах техобслуживания.

Если машина соответствует требованиям эксплуатации, контролер сделает в листе запись: «Предрейсовый контроль технического состояния пройден», поставит дату, время и свою подпись с фамилией и инициалами. При обнаружении поломок и исправностей данный реквизит лучше оставить незаполненным.

Путевые листы 2019 регистрируются в специальном журнале учета и хранятся в течение не менее пяти лет.

Как разработать свой бланк путевого листа

Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.

Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.

Новые реквизиты

Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:

1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;

2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов

Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.

  1. Название - путевой лист.
  2. Номер.
  3. Срок действия.
  4. Сведения о собственнике автомобиля.
  5. Тип и автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак.
  7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
  8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
  9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
  10. Ф. И. О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
  12. Подпись и Ф. И. О. работника, провдящего медосмотр.
  13. Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
  14. Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца. Если путевой лист оформляется на месяц, то следует указать первое и последнее число месяца, на который выдан этот лист. Например - с 1 марта 2017 года по 31 марта 2017 года. Если автомобиль посменно используется несколькими водителями, то оформляется несколько путевых листов: для каждого водителя свой.

Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

  • легковых автомобилей;
  • грузовых автомобилей;
  • специального транспорта;
  • легкового такси;
  • грузового такcи;
  • автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2019 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа

Кто и как заполняет