В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие (о нюансах оформления доверенности на право подписи первичных документов читайте ).

В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.

Требования к поверенному

Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.

Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.

Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.

Кем составляется документ?

Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.

С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.

При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.

Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.

Как избежать претензий со стороны партнера?

Нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.

Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.

Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных

Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :

1. Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
2. Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
3. Текстом пишется, кто является доверителем:
   • дата рождения;
   • место жительства;
   • сведения о паспорте для физического лица;
   • название и реквизиты компании – для юридического.

   Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.

4. Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
5. Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
6. Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
7. Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
8. Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).

Нужно ли нотариальное удостоверение?

в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.

Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.

Альтернативный вариант удостоверения – оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.

Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»

Срок действия и способы продления

В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

   Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.

В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.

Заключение

Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.

При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.

Можно ли принять к вычету счет-фактуру, в которой в колонке подпись главного бухгалтера (или руководителя) подписывает другой человек, а фамилия стоит главного бухгалтера (руководителя). У нас есть доверенность на подпись за главного бухгалтера (руководителя), но в счет фактуре нет о ней упоминания.

У проверяющих могут возникнуть претензии к такому счету-фактуре.

Согласно официальным разъяснениям, если счет-фактуру подписывает уполномоченное по доверенности лицо, в расшифровке подписи должна стоять его фамилия (а не фамилия руководителя или главного бухгалтера).

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Кто может подписать счет-фактуру

Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.

Способы выставления счетов-фактур

Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 . Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден .

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность . Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Например, счет-фактуру, выставленный предпринимателем, но подписанный уполномоченным сотрудником, можно оформить так .

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью . При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к , пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н .

Передача права подписи

как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863 , .

нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 , , ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425 .

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04 .

должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88 , п. 12 ст. 89 , НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08 , определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08 , от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08 , от 16 октября 2008 г. № 13259/08 , постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08 , от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П , Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42) , Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591 , Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23 , от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11 , от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532 , Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08 , от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08 , Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008 , от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06 , определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08 , постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008 , от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007 , от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Возможность вычета НДС

Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами. Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437 .

можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика

Нет, нельзя.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 , от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 , УФНС России по г. Москве

В 2014 году произошел ряд изменений, связанных с уплатой НДС. Так, необходимо подавать декларацию в электронном виде, посредники и агенты должны вести учет счетов-фактур, если упрощенец выставил счет-фактуру, то он должен будет уплатить НДС. Одновременно подписание счетов-фактур вызывает множество споров с налоговым органом, ведь компании и предприниматели, не спрашивающие доверенности с контрагентов, рискуют отказом в возмещении НДС.

Риски споров с налоговыми органами могут возникнуть в следующих случаях:

Заполнение и подписание счета-фактуры неустановленным лицом (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08, Определение ВАС РФ от 14.12.2009 N ВАС-16306/09);

Подписание счета-фактуры факсимиле (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48);

Подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом;

Подписание счета-фактуры не индивидуальным предпринимателем, а иным лицом (Письмо Минфина России от 14.01.2010 N 03-07-09/02).

Какую же нужно запросить у контрагентов-предпринимателей?

Доверенность обязательно должна содержать подпись предпринимателя, оттиск печати.

Текст доверенности составляется в произвольной форме, однако необходимо в обязательной форме указать, что доверенность дана на подписание счетов-фактур.

В доверенности в обязательном порядке должна быть указана дата выдачи доверенности, а также срок. Если срок не указан, то такая доверенность считается выданной сроком на 1 год.

Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя (статья 169 ТК РФ).

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 января 2015 г. из формулировки п. 3 ст. 169 НК РФ будет исключено упоминание об обязанности налогоплательщика вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Это нужно учесть при составлении доверенности.

При этом доверенность должна быть оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.

В соответствии со ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы должны содержать подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В заключение следует отметить, что все-таки существуют риски подписания счетов-фактур не самим предпринимателем. Если счет-фактура будет все же подписан не самим ИП, а уполномоченным им лицом, у покупателей товара, которые получат этот документ, возникнут проблемы с вычетом по НДС. Дело в том, что в соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 169 Налогового кодекса счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету, но... Для этого необходимо, чтобы были выполнены требования, установленные п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса. Между тем упомянутый п. 6, как уже отмечалось, не предусматривает возможности подписания счета-фактуры лицом, уполномоченным на то индивидуальным предпринимателем.

Доверенностью является разрешение в письменной форме на передачу полномочий от одного имени («Доверителя») другому совершеннолетнему и дееспособному физическому либо юридическому лицу («Доверенному»).

Гражданским Кодексом регулируется :

• их особенности различных видов;
• сроки их действия;
• передоверие;
• прекращение.

Один из видов этих актов в юридической практике представляет и накладных. В качестве доверителя могут выступать организации и индивидуальные предприниматели .

В каком случае требуется?

Руководители предприятий часто отлучаются по разным делам с целью ведения и развития своего бизнеса, как вариант, отправляются в командировки. В это время нередко проходят процессы, требующие их внимания, и появляются вопросы, для решения которых нужно заверение.

Оформление

Оформляет документ руководитель или сотрудники, наделенные такими полномочиями . При составлении доверенности организацией требуется подписи руководителя и главного бухгалтера, либо других лиц, уполномоченных на то от имени организации.

При необходимости один и тот же человек имеет возможность ставить в документе подпись как от имени начальника, так и от имени главного бухгалтера.

Доверенность обязательно должна существовать в письменном виде. Информация, содержащаяся внутри документа, обязана быть полной и исчерпывающей.

В тексте доверенности не должно быть :

1. помарок;
2. зачеркиваний;
3. неверных данных о доверителе и доверенном.

В доверенности необходимо указать дату ее оформления, иначе документ будет признан недействительным. Указывается совершения в верхней части документа.

Заверение документа

Доверенность, выданная юридическим лицом, иногда действительна без нотариального заверения, но в некоторых случаях это необходимо. При передоверии первоначальный акт также должен быть заверен нотариусом .

Предприниматели без образования юридического лица также могут выдавать доверенности гражданину либо предприятию. По своей сути, доверенность от ИП мало отличается от такого же акта от организаций.

Предпринимателю необходимо обязательно удостоверить свою подпись у нотариуса. Без доверенности волен действовать лишь сам предприниматель.

Срок действия

ГК РФ максимального срока действия доверенности не определяет. Закон не ограничивает варианты определения срока ее исполнения. Если время действия документа не указано, оно устанавливается в количестве одного года .

Заключение

Доверенности на подписание накладных и являются распространенным видом этих документов. Они помогают бесперебойной работе предприятия, так как должность руководителя компании предполагает частое отсутствие на рабочем месте.

Оформляем передачу права подписи счета-фактуры

Елена Орлова, налоговый консультант ООО АудитИнкам, г. Тюмень

Подпись в счете-фактуре могут ставить не только руководитель и главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица. Рассмотрим некоторые особенности передачи права подписи этого документа.

В пунктах 5 и 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ приведен перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) соответственно.

Пунктом 6 этой же статьи определено, что подписи руководителя и главного бухгалтера организации являются обязательным атрибутом счета-фактуры. Возможно его подписание и иными лицами, уполномоченными на такое действие приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении же счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот счет-фактура подписывается им самим с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

Постановлением правительства РФ от 26 декабря г. № 1137 в форме счета-фактуры среди обязательных его реквизитов приведены:

Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.) и Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.).

При этом налоговые органы тщательно оценивают подписи при проверках. И нередко находят недостатки в оформлении счета-фактуры. К таковым относятся:

отсутствие расшифровки подписи должностных (уполномоченных) лиц;

подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом;

отсутствие одной подписи, когда требуется наличие двух.

И это квалифицируется ими как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. А за этим следует непринятие к вычету суммы НДС, приведенной в рассматриваемом счете-фактуре, и возникновение у налогоплательщика недоимки по налогу. Производится начисление пеней за несвоевременную уплату налога в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса РФ и штрафных санкций согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ нет каких-либо ограничений в отношении лиц, которые могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры от имени организации. Поэтому правом подписи счетов-фактур могут быть наделены лица, не являющиеся должностными лицами организации. Это подтвердили и судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июня 2006 г. по делу № А13-14164/2005-28.

При оформлении счета-фактуры в этом случае возможны варианты: использовать стандартную его форму или же указывать должность лица, которое его подписывает по доверенности либо на основании распорядительного документа по организации вместо руководителя или главного бухгалтера.

Сначала Минфин России разъяснял, что указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи желательно было бы указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (письмо Минфина России от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127).

Также налоговики отметили, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Позднее же Минфин РФ разъяснил, что Налоговый кодекс РФ не запрещает указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 23 апреля г. № 03-07-09/39.

Отсутствие у налогоплательщика копии приказов руководителей поставщиков или доверенностей о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур иным лицам во многих случаях налоговые органы опять же квалифицируют как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

С приведенной позицией соглашаются и арбитражные суды. О ненадобности указания должности уполномоченных лиц в счете-фактуре и необходимости указания фамилии и инициалов лица, подписавшего счет-фактуру, а также наличии копии приказов руководителей поставщиков о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур таким лицам напомнили судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлениях от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-55403/2005, от 31 октября 2006 г. по делу № А56-825/2006.

Таким образом, в форме счета-фактуры целесообразно указывать после подписи фамилию и инициалы уполномоченного лица. Если в реквизитах счета-фактуры Руководитель организации и Главный бухгалтер присутствовали фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под ними рекомендуется дополнительно указать: За руководителя организации и За главного бухгалтера соответственно. При этом уполномоченное лицо должно поставить свою подпись и указать свои фамилию и инициалы (письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425@).

Приложение № 1 (примерная форма доверенности)

Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур (скачать образец)

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

прописью место составления;

дату;

наименования сторон;

адреса;

ОГРН;

КПП для юридических лиц;

свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).

Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

должность лица, подписавшего накладную от имени компании, если это лицо работает в этой организации;

фамилия, имя, отчество лица, подписавшего накладную;

наименование и реквизиты того документа, на основании которого лицо подписывает накладную от имени компании;

подпись доверенного лица.

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Re: доверенность на право подписи счетов-фактур

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

г. _______ Первое декабря две тысячи пятого года

Общество с ограниченной ответственностью "_____________" (внесена запись в Единый государственный реестр юридических лиц о создании юридического лица за ОГРН?____________ от ________ года, свидетельство серия ___ ?_______) в лице директора

_______________________

действующего на основании Устава ООО "________________________________", доверяет состоящей в штате _________________

_______________________

(паспорт_______________)

подписывать за руководителя от имени ООО "______________________________" акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры Общества.

Образец подписи доверенного лица __________________________ заверяю.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 31.12.2006 г. (тридцать первое декабря две тысячи шестого года).

Доверенность на право подписи счетов-фактур

Такой вид доверенности предназначен для подписания представителем счетов-фактур в организациях и учреждениях.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие лица, уполномоченные на то приказом по организации (иной распорядительный документ) или по доверенности от имени организации.

В доверенности в качестве доверителя на право подписи счет-фактуры могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (только юридические лица). Представителем может являться любое физическое лицо. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничения по назначению должностных лиц, которые имеют право подписи счет-фактуры от лица руководителя и главного бухгалтера.

Объем передаваемых полномочий должен включать в себя список документов. которые имеет право подписать представитель.

Если представитель подписывает счет-фактуру, то в отведенном для подписи месте, рекомендуется указать следующее:

должность представителя, который подписывает счет-фактуру от имени организации, если состоит в какой-либо должности в данной организации;

ФИО представителя, который подписывает счет-фактуру от имени организации;

реквизиты и название документа, представляющего данное лицо на подписание счет-фактуры;

и подпись данного лица.

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи документов оформляется в свободно форме. Организациями обычно выписывается на фирменном бланке. Действие доверенности на право подписи документов ограничивается конкретной датой окончания. Срок действия доверенности указывается в тексте доверенности и не может превышать трех лет. Если срок действия не указан, доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи.

Для некоторых видов доверенностей может потребоваться нотариальное удостоверение.

Доверенность на право подписи документов прекращает свое действие в следствие:

Состав передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Доверенность на право подписи документов может выписываться под конкретный тип документов: право подписи договоров, право подписи счетов-фактур, актов, счетов и накладных. В организациях вместо доверенности может использоваться приказ на подпись. Доверенность на получение товара. в свою очередь, дает право подписывать акты и накладные на получаемые ТМЦ.