Можно приказ на его действие задним числом. Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон
Иногда кадровику просто необходимо сделать приказ задним числом, но в журнале регистрации все записи идут по-порядку и свободных номеров уже нет. Однако, выход из данной ситуации найти можно. Способ исправления ситуации будет зависеть от того, каким образом ведется журнал – в электронном или бумажном виде. В статье рассмотрим, как происходит оформление документов задним числом при ведении журнала регистрации в электронном виде и на бумаге.
Нумерация приказов в пределах дня
В электронном журнале в день можно регистрировать большое количество документов. И если в памяти программы сохранится информация об изменении какого-либо файла, то ничего страшного в этом не будет. Такие данные при проверке трудинспекцией выявлены не будут, а обнаружить это смогут только следственные органы.
Таким способом удобно пользоваться, если документы нумеруются в пределах одного дня. Приказу присваивают номер, состоящий из кода дня и порядкового номера документа. Например, если документ составлен 5 октября, то первые цифры номера могут быть 0510, а далее идет порядковый номер приказа, то есть 051001, 051002. На следующий день первые цифры будут уже иными – 0610, а порядковый номер начнется заново, то есть 061001, 061002 и т.д. При такой системе появится возможность зарегистрировать документ задним числом, несмотря на то, что он поступил позже и нумерация уже продолжилась. Это удобно делать в электронном журнале.
Оформление документов задним числом в бумажном журнале
Бронирование номеров
Такой метод заключается в резерве номеров в книге регистрации на тот случай, если документ поступит позже. Бронирование оправдано в том случае, если есть уверенность в том, что директор подпишет приказ. Подходит данный способ и для ведения журналов в бумажном виде и для электронных журналов.
Важно! Если номера забронированы, а приказ так и не издан, а по следующим номерам уже зафиксированы новые приказы, то номер придется аннулировать. Для этого необходимо в графе «Примечание» сделать отметку: «Номер оставлен ошибочно и аннулирован». В бумажном варианте журнала начальник отдела кадров данную запись заверяет своей подписью.
Как свести к минимуму оформление документов задним числом
Постоянная регистрация документов задним числом не должна войти в практику компании. Если при проверке возникнет подозрение, что документ составлен задним числом, то могут выставить претензии. Согласно правил делопроизводства, документы должны быть зарегистрированы в тот же день, в какой их подписали и утвердили. Если постоянно возникает необходимость в регистрации задним числом, то необходимо выяснить причину этого и постараться ее устранить. К основным причинам можно отнести следующие:
- Действия руководителя. Директор компании подписывает документы тогда, когда считает нужным. В этом случае с ним следует поговорить и объяснить, что такие документы, как приказы по личному составу требуют своевременного подписания.
- Загруженность кадровой службы. Если сотрудник кадровой службы не успевает обработать документы вовремя, то об этом следует поговорить с руководством. Значит кадровику необходим помощник, чтобы успевать регистрировать приказы своевременно.
- Нарушение закона. Иногда документы задним числом регистрируются специально, когда директору нужны подложные документы. Конечно, повлиять на такого руководителя сложно. Поэтому кадровику остается только подчиниться и заранее предвидеть ситуацию. Важно при этом помнить, что вся ответственность в этом случае ложиться на директора, а не кадровика.
Ответственность работодателя
Работодателю следует помнить, что за оформление документов задним числом, за подлог документов, предусматривается уголовная ответственность (292 УК РФ), включая лишение свободы до 2 лет. Причем уголовная ответственность грозит директору, а не кадровому работнику. Так как кадровик отвечает только за регистрацию документа. А ответственным за издание документов является директор.
Заключение
Таким образом, на основании вышесказанного можно сделать следующие выводы:
- Если в организации ведутся электронные журналы, то нумерацию лучше применять в пределах дня. Это позволит при необходимости зарегистрировать документ задним числом.
- Если журнал ведется на бумаге, то между зарегистрированными номерами можно оставлять строки для внесения записи по необходимости.
- Номер можно забронировать журнале, а не вносить его задним числом. А если он не пригодится, то в графе «Примечание» сделать соответствующую отметку.
Евгения КОЖАНОВА, эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)
В статье читайте:
· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале
· Когда оставить резерв для кадровых приказов
· Что делать, если номера забронировали, но не использовали
Важные кадровые документы
Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку. Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный. В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.
Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня
Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)
Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.
Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит:
– из кода дня;
– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.
Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.
Пример
Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа. Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки. На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).
Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.
Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).
Скачать и распечатать образец
Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.
Недостатки. Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.
Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля
В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.
Преимущества. Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».
Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.
Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).
Кликните на , чтобы узнать подробнее
Живые образцы
Именно поэтому приказ и издали задним числом, т.к. опомнились поздно.
Пункт 15 части первой статьи 55 ТК возлагает на нанимателя обязанность оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением). То есть в случае изменения существенных условий труда работника наниматель должен издать об этом приказ либо распоряжение.
Вместе с тем исходя из формулировки нормы, содержащейся в пункте 15 части первой статьи 55 ТК, приказом (распоряжением) оформляется непосредственно само изменение
существенных условий труда работника, а не намерение нанимателя произвести такие изменения. Приказ (распоряжение) об изменении существенных условий труда может быть издан нанимателем в любой день срока предупреждения после получения согласия работника на продолжение трудовых отношений в измененных условиях труда. То есть отсутствие ознакомления с приказом об изменении существенных условий труда в момент вручения работнику уведомления и проекта дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) не может рассматриваться в качестве нарушения законодательства о труде. Нарушение пункта 15 части первой статьи 55 ТК будет иметь место в том случае, если нанимателем будут фактически изменены (вступят в силу новые) существенные условия труда работника без оформления приказом (распоряжением) нанимателя.
Вручение работнику уведомления об изменении существенных условий труда и проекта дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) следует рассматривать исключительно как намерение нанимателя изменить существенные условия труда работника, поскольку само по себе вручение таких документов (уведомления и проекта дополнительного соглашения) для ознакомления и принятия решения не создают юридических последствий для работника. Например, дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) не имеет юридической силы, пока оно не подписано обеими сторонами этого трудового договора (нанимателем и работником). Новые (измененные) существенные условия труда начнут действовать в отношении работника после издания нанимателем приказа (распоряжения) об этом и с даты, указанной в приказе (распоряжении).
Необходимо учитывать, что в силу части первой статьи 32 ТК изменение существенных условий труда (независимо от вручения работнику уведомления и дополнительного соглашения к трудовому договору) является правом, а не обязанностью нанимателя. Соответственно до издания приказа (распоряжения) об изменении существенных условий труда наниматель вправе отказаться от своего намерения и не издавать соответствующий приказ (распоряжение). В этом случае в отношении работника будут продолжать действовать ранее установленные (например, при приеме на работу) существенные условия труда.
Реквизит "Дата документа" отражает день, месяц и год создания (подписания или утверждения) документа либо принятия решения (в протоколах и иных документах, принимаемых коллегиально). Дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления (уполномоченного должностного лица). Если документ датирован прошедшим или будущим числом с нарушением правил датировки, установленных пунктом 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4, то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные.
Конечно, это нарушение. И работники совершенно правы, что не хотят соглашаться с этим.
А какой стороной являетесь вы в этой ситуации и чего хотите?
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?
Ответ
Думаю, что ответ вам понятен: по правилам делопроизводства, да и вообще по правилам управленческой деятельности так делать нельзя. В этом случае вопрос даже не в регистрационном номера приказа, а в его дате. Как известно, дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе (это касается, например, протоколов заседаний, дата которых должна соответствовать дате мероприятия, а не дате составления протокола). В отношении приказов работает первое правило, дата приказа - это дата его подписания.
Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от 04.03.2012 № 1/1, это означает, что фактически приказ появился позже приказа от 05.05.2012 № 2, потому что если бы это было не так, то вы бы его зарегистрировали за № 3 с соответствующей датой - 05.05.2012 или более поздней.
Также прочитайте о журналах регистрации документов более подробно.
Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам. В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования. По стандарту: «документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе (выделено мной - В.Я.).
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием (выделено мной - В.Я.), получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)…
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции».
Важную информацию о регистрации документов вы найдете в материале здесь.
Из этого фрагмента стандарта следует, что регистрация документов «задним числом» - это грубейшее нарушение правил документирования.
Как же все-таки быть в ситуации, если, например, приказ не издан вовремя? Издавать его пусть позже, чем это требуется, например, нормативными документами или самой ситуацией, но с соответствующей оговоркой в тексте, если это возможно.
К примеру, вы приняли на работу человека, заключили договор, но не издали вовремя приказ о приеме. Как только обнаружилось данное нарушение, нужно издать приказ, в тексте которого указать дату приема работника на работу. Дата начала работы и дата издания приказа будут расходиться, может быть, более чем на три дня, как это допускает Трудовой кодекс , но это будет правильнее, и приказ как документ будет юридически значимым, хотя при этом будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя по каким-то причинам были нарушены установленные временные нормы издания документа.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом о приеме в течение трех дней с даты начала работы. Следовательно, приказ о приеме может быть издан в течение этих трех дней.
«А есть ли у вас возможность зарегистрировать документ задним числом?» — слегка смущаясь, спрашивают слушатели почти на всех моих презентациях или семинарах. Регистрация задним числом – это та реальность, которая существует на практике, но никак напрямую не закреплена в регламентах.
Уверен, что в настоящее время любой инструмент автоматизации документооборота предоставляет эту возможность.
Вход на сайт
В данном случае имело место изменение существенных условий труда, о чем наниматель обязан был предупредить письменно не позднее чем за один месяц. При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по пункту 5 статьи 35 ТК.
Пункт 15 части первой статьи 55 ТК возлагает на нанимателя обязанность оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением).
Задним числом
Подразумевается стремление представить факт как уже прежде свершившийся. Имеется в виду, что лицо (Х) указывает в деловой бумаге, в юридическом документе (Z) более раннее число, чем фактическая дата их оформления или принятия. Преимущественно о сфере официально-деловых отношений. реч. стандарт. ✦ X оформил Z задним числом.
Законы протестируют задним числом
Минэкономики опубликовало проект приказа, определяющий правила проведения оценки регулирующего воздействия (ОРВ) на бизнес действующих норм и законов. Согласно проекту, «ретроспективная» ОРВ будет инициироваться объединениями бизнеса и реализовываться на основе плана на полугодие. Проект плана на ближайшие полгода уже сформирован — из 70 нормативных актов, к которым у бизнеса уже возникли претензии, в него войдет не более 15.
Конференция ЮрКлуба
Уважаемые юристы! Просветите, пожалуйста. Допускается ли оформление приказов «задним числом». не уверена, что правильно выразилась, короче, ситуация такая:
19 октября работника временно переводят из одного подразделения в другое якобы из-за производственной необходимости и во избежание простоя (какого — непонятно). Работник даёт согласие, т.к. это ВРЕМЕННО (на 1 месяц).
16 ноября работника знакомят с новым приказом, которым отменяют некоторые пункты предыдущего приказа о переводе и ПЕРЕМЕЩАЮТ работника на постоянное место работы в другое структурное подразделение с 19 ОКТЯБРЯ.
Можно ли издать приказ о повышении зарплаты задним числом?
Добрый день! Прошу Вас дать консультацию по вопросу повышения заработной платы задним числом. Можно ли издать приказ текущей датой о повышении зарплаты с 1 марта с распространением его действия на обстоятельства, возникшие до его издания. При этом, аванс уже выплачен, а зарплата еще нет. Какие возможны риски в данной ситуации? И как их избежать? Заранее спасибо!!
Повышать зарплату задним числом неправомерно.
Подписывать приказ задним числом?
1 ответ. Москва Просмотрен 64 раза. Задан 2014-02-12 13:29:12 +0400 в тематике «Трудовое право» Приказ о лишении премии. сроки выдачи на подпись? - Приказ о лишении премии. сроки выдачи на подпись. далее
1 ответ. Москва Просмотрен 1073 раза. Задан 2013-07-06 13:13:14 +0400 в тематике «Трудовое право» Приказ сегодняшним числом об отмене доплаты с 1 декабря - Приказ сегодняшним числом об отмене доплаты с 1 декабря.
Приказ задним числом
Посетители юридической консультации задали 67 вопросов по теме «». В среднем ответ на вопрос появляется через 15 минут, а на -вопрос мы даём гарантию минимум двух ответов, которые начнут поступать уже в течение 5 минут!
Здравствуйте. Вопрос по поводу правомерности действий работодателя. Некоторое время назад в добровольно-принудительном порядке персонал заставили переписать заявление на перевод в АХО на должность с 02.
Согласование и регистрация приказов
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования.
