Акт бланка приема передачи трудовых книжек. Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт передачи трудовой книжки - незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?

Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек. В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним. В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий. Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.

Образец акта передачи трудовой книжки

Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия. Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе. Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.

По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).

Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:

• Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
• Принимающий бланки строгой отчетности.
• Юрисконсульт организации.
• Заместитель руководителя (один из них).
• Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).

По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.

скачать)

Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:

• Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
• Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
• Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
• Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
• Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.

Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?

По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:

• Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
• Дате, когда книжка была передана на руки.
• Данные, что сотрудник не имеет претензий.
• Личная подпись работника.

Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.

Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.

скачать)

Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.

На предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек , особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении . Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

• Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
• Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
• Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Кто составляет акт

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.

В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.

В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.

Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Акт приема – передачи трудовых книжек: образец

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

Порядок заполнения

Бланк акта приема - передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

• Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
• Дата и место составления документа.
• В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
• Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
• Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
• Итоговое количество книжек.
• Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству , на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.

Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

Правила составления

При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:

• Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
• Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
• Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
• Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;

Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.

При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.

Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек

В соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Пока действует трудовой договор, находиться они должны у работодателя. Делегировать эту обязанность постороннему лицу он не имеет права в силу прямого указания на это в нормативно-правовых актах, а именно в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Более подробная информация об учете трудовых книжек приведена в статье «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать».

Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа. В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику. При этом сделать это нужно строго по акту приема-передачи.

Законодательство РФ не содержит разработанного образца акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому такой документ составляется работодателем в свободной форме. Но несмотря на произвольную форму, акт передачи трудовых книжек должен включать в себя следующие сведения:

• реквизиты организации-работодателя, такие как наименование, адрес местонахождения и иные;
• дату и место составления акта;
• должности и фамилии лиц, подписывающих документ;
• информацию о трудовых книжках, которые подлежат передаче (как правило, ее удобнее отобразить в виде таблицы).

Как правильно оформить акт: скачать образец

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в печатном виде, как правило в единственном экземпляре.

В верхней части листа необходимо указать наименование организации и название документа с порядковым номером. В строке ниже указывается дата и место составления акта. Это так называемая шапка документа.

Самой важной частью акта является перечень передаваемых книжек. Их можно перечислить списком, но чаще всего оформляется таблица, в которую включаются столбцы следующего содержания:

1. Полностью Ф. И. О. владельцев трудовых книжек.
2. Серия и номер трудовых книжек.
3. Примечания, где, например, может быть указано количество вкладышей к трудовой книжке.

Обязательно нужно указать общее количество передаваемых трудовых книжек.

Также в акте передачи трудовых книжек необходимо отразить фактическое количество чистых бланков, имеющихся у работодателя, т. к. бланки трудовых книжек согласно п. 41 Правил также подлежат учету в организации.

Завершающая часть документа — это подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки. Также нужно указать их должности и фамилии.

Скачать образец акта передачи трудовых книжек можно по ссылке: Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

При составлении акта передачи трудовых книжек необходимо соблюсти все формальные требования, такие как указание даты, места, должностей и фамилий сотрудников, подписывающих акт. Очень важно проверить соответствие фактического количества передаваемых документов данным, указанным в акте, т. к. отвечать за отсутствие трудовой книжки после подписания документа будет уже новый сотрудник.

В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.

Одним из самых важных кадровых документов является трудовая книжка. Так как это бланк строгой отчетности , контроль над его заполнением и сохранностью чрезвычайно высок. Для осуществления указанной деятельности руководитель назначает отдельного сотрудника.

В случае, если работник, которому вменена в обязанность данная кадровая задача, не может выполнять свои обязанности (при увольнении или по болезни), то возникает необходимость издания акта приема-передачи указанных кадровых документов новому сотруднику.

Как составить документ

Для наделения нового работника полномочиями, на предприятии составляется акт. Создание этого документа позволяет законно передать дела новому работнику, дополнительно оценивая качество работы предыдущего кадровика. Акт готовит специальная комиссия , состоящая из сотрудников нужной квалификации. Состав – не менее двух человек. Для утверждения комиссии выпускается соответствующих приказ, который визируется руководителем лично.

В приказе фиксируется следующая информация:

• правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
• правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

Так как акт приема-передачи не имеет унифицированной формы , организации имеют право разработать ее на свое усмотрение. Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Документ предпочтительно оформлять на бланке организации.

Требования к содержанию акта едины для организаций всех форм собственности. Обязательно включение следующей информации:

• реквизиты организации;
• дата и место создания акта;
• Ф.И.О. и должности лиц, которые участвуют в процессе приема-передачи;
• перечень участников комиссии;
• информация о результатах проверки.

Если информации много – возможно составление нескольких страниц. Все листы прошиваются суровой нитью. С обратной стороны на крепеже ставится печать организации и подпись уполномоченного лица, а также указывается текущая дата и число листов.

Для придания юридической силы документу важно, чтобы каждый член комиссии оставил на нем свою подпись. По завершении работы комиссии, готовый акт отправляется в архив организации до востребования.

Образец грамотного составления акта

Вся информация о трудовых книжках, как правило, собирается в таблице.

В графах указывается:

1. Ф.И.О. владельца.
2. Серия и номер документа.
3. Наличие вкладышей.
4. Примечания.

В шапке прописываются:

1. Реквизиты организации.
2. Дата создания.
3. Порядковый номер.
4. Утверждающая виза директора.

Ниже таблицы указывается общее число внесенных в нее документов.

Если дополнительно передаются пустые бланки, то составляется вторая таблица с их перечнем и описанием.

Акт завершается подтверждающими подписями членов комиссии. Рядом прописывается должность сотрудника и расшифровка подписи.

Обязанности и ответственность уполномоченного лица

Так как в трудовых книжках содержится информация о стаже работника, – контроль над их заполнением повышен. Согласно нормам действующего Законодательства полную ответственность за них несет работодатель.

Для грамотного учета работодатель может поручить дела отдельному сотруднику, обладающему нужной квалификацией.

Фиксируются его обязанности в должностной инструкции. Для наделения этого работника полномочиями издается приказ .

Документ составляется на бланке организации и содержит следующую информацию:

• цель создания;
• должность сотрудника, наделяемого полномочиями;
• должность работника, который будет выполнять обязанности ответственного лица при его отсутствии.

Приказ возлагает на лицо перечень обязанностей:

• грамотно вести трудовые книжки (принятие на работу, увольнение, дисциплинарные взыскания, награды, исправление ошибок);
• осуществлять учет в расходно-приходной книге учета бланков и в книге учета;
• нести ответственность за сохранность книжек.

Работа с кадрами накладывает определенную ответственность. Работодатель вправе назначить дисциплинарное взыскание в случае допущения ошибок . Такая ситуация оформляется приказом. В зависимости от степени допущенной оплошности применяются следующие наказания:

• устное замечание;
• выговор с занесением в личное дело;
• увольнение;
• компенсация материального ущерба.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание, если имеет основания не согласиться с ним. Разрешением споров по обжалованию занимается трудовая инспекция или суд.

В некоторых случаях, при несоблюдении должностной инструкции, сотрудник может столкнуться с материальной ответственностью :

• при несвоевременном предоставлении книжки работнику (если это послужило препятствием при устройстве на новую работу, в связи с чем сотрудник получил финансовые потери);
• при некорректном заполнении причины увольнения, которая помешала сотруднику устроиться на новую работу – в этом случае уволенный работник имеет право потребовать возмещения морального вреда в судебном порядке.

В особо редких случаях может наступить уголовная ответственность :

• если работодатель нарушил права сотрудника, предоставив ему заведомо ложную информацию — в этом случае суд обяжет организацию выплатить штраф, либо лишит должностное лицо полномочий на срок от двух до пяти лет;
• внесение в документы недостоверных данных влечет за собой ответственность в виде штрафа, назначения исправительных работ или лишения свободы;
• порча документов, кража с корыстной целью – штрафные санкции, либо исправительные работы.

Вопросы достоверности информации в трудовой книжке и контроля ведения указанных кадровых документов рассмотрены в нижеследующем информационном видео.

Как видно, для осуществления функций по ведению трудовых книжек от сотрудника требуется предельная внимательность. Поэтому постоянное повышение квалификации в своей сфере тщательный инструктаж назначенного лица позволят предотвратить возникновение спорных ситуаций между работниками организации и руководством.

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

Основные сведения

Любой оборот документации необходимо контролировать. С этой целью конкретный тип документа передается определенному сотруднику.

Он отвечает за его ведение и сохранность, транспортировку. Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом.

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Для удобства используется табличный тип акта, который состоит из таких разделов:

• номер по порядку;
• перечень сотрудников и их личные данные;
• серия и номер трудовой книги;
• дата поступления книжки в организацию (или ее заведение);
• примечания.

После внесения всей информации акт подписывают члены комиссии, присутствующие во время проведения инвентаризации документов.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Схема действий при передаче трудовых книг по акту следующая:

1. Создание специальной комиссии, ответственной за осуществление процесса и передачу документов.
2. Проверка правильности заполнения документов комиссией.
3. Проверка комиссией отсутствующей документации.
4. Составление акта приема и передачи трудовых книг.

При увольнении

При увольнении работника, который отвечал за ведение документации, сопровождается передачей трудовых книг и прочей документации.

Обязанность по проведению такой процедуры законом не установлена. Бывает, что кадровик при увольнении отказывается подписывать акт приема-передачи.

Перед работодателем возникает проблема – как организовать передачу документов. Идеальный вариант – прием нового кадровика до момента увольнения старого.

Но такое не всегда возможно. Новый сотрудник вправе приступить к работе только после увольнения предыдущего работника.

Процесс передачи документации при увольнении включает такие этапы – создание комиссии, проверка документации и составление передаточного акта.

Как только назначена комиссия и проверена документация, необходимо приступать к оформлению акта приема и передачи. Составляется он в произвольной форме.

В документе отражаются названия документов и дел, период времени, количество и данные об отсутствующих документах. Обнаруженные недостатки необходимо отобразить в акте.

Если новый работник кадровой службы не принят, оформляется акт приема-передачи, по которому уволенный кадровик сдаст документы без проверки, например, главному бухгалтеру.

Прием-передача трудовых книжек оформляется отдельным актом. В акте перечисляются имеющиеся трудовые книжки.

Также указывается – данные о владельце, серия и номер документа, число книжек и вкладышей. Если трудовая книжка выдается на руки работнику, акт не составляется.

Если он согласен с увольнением, пишется заявление о выдаче трудовой книжки. Если сотрудник не согласен с фактом увольнения и считает решение начальства незаконным, то создается комиссия и оформляется акт.

При реорганизации в форме присоединения

Реорганизация предприятия – процесс длительный и сложный. Законодательство выдвигает множество требований, среди которых – оформление передаточного акта.

Реорганизация в форме присоединения – процесс, при котором одно предприятие передает свои обязательства другому и присоединяется к ней с целью ведения общей деятельности.

Процесс реорганизации не отменяет обязанность вести учет и хранить трудовые книжки. Новый работодатель должен получить их по акту.

Составляется он после проверки книжек, которые хранятся в реорганизованной организации. Оформляется в произвольной форме.

В документе указывается – данные владельца книжки, серия и номер документа, данные об отсутствии книжек или повреждениях.

В акте следует зафиксировать факт передачи бланков книжки и вкладышей.

Обязательное условие – указать сведения о лице, которое занималось составлением передаточного акта. Также включить информацию о нескольких свидетелях, присутствовавших при составлении.

При приеме на работу

Зачисление сотрудника на работу оформляется приказом. На основании этого документа работники отдела кадров заполняют и трудовую книжку.

При приеме на работу сотрудник обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. Заполнить документ кадровик обязан в течение недели после поступления на должность.

Принять трудовую книжку сотрудник кадровой службы обязан по специальному акту. В нем указать дату принятия книжки, от кого принимается.

Заверить акт своей подписью и печатью. Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией.

Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки.

Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.

Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное.

Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника.

Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.

Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.