ФОТО Getty Images

В киберпространстве так же полезно соблюдать правила, как и при очном общении – хотя сами эти правила, конечно, другие. «Это сделает пребывание в Сети более комфортным и безопасным как для вас, так и для окружающих, а также повысит ваши шансы завести друзей, а не нажить врагов» 1 , – подчеркивает Джек Шафер (Jack Schafer), в прошлом агент ФБР, в чьи обязанности входила перевербовка иностранных агентов и склонение преступников к признанию вины, а ныне профессор Иллинойсского университета и специалист по налаживанию отношений. Вот (с незначительными сокращениями) семь положений, на которые он предлагает обратить внимание.

1. Следите за своим стилем

Электронные письма по уровню формальности находятся где-то между текстовыми сообщениями и традиционными письмами. Очевидно, что электронные письма потенциальному работодателю или деловому партнеру должны быть выдержаны в официальном стиле, то есть написаны кратко и грамотно. В переписке по электронной почте следует избегать сокращений, характерных для текстовых сообщений. Прежде чем отправить письмо, проверьте, не закрались ли в него грамматические ошибки.

2. Выбирайте подходящее обращение

Хорошо подумайте над тем, какое обращение допустимо использовать в электронной переписке. То, что подходит для общения между друзьями, совершенно неуместно в письме к потенциальному работодателю или директору школы, в которой учатся ваши дети.

3. Пишите строчными буквами

Не пишите электронные письма ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Это напоминает крик и может быть расценено как недопустимая грубость.

4. Никогда не пишите электронные письма, если вы злитесь или расстроены

В таком состоянии люди не способны логически мыслить. Временное помешательство очень четко отражается в тексте послания. Если все же по какой-то причине вам необходимо написать, не отсылайте письмо сразу, а отложите его на несколько часов. После того как вы успокоитесь и придете в себя, перечитайте еще раз и подумайте, стоит ли его отправлять. Если это действительно необходимо, внесите в него требуемые исправления. Отослав написанное в запальчивости письмо, вы рискуете усугубить конфликт, который мог бы разрешиться сам собой, если бы вы просто промолчали какое-то время. Поспешное проявление агрессии и злобы исключает такую возможность.

5. Проверьте, кому вы отправляете письмо

Перед отправкой еще раз проверьте, тому ли адресату вы отсылаете письмо. Множества неловких ситуаций можно было бы избежать, если бы отправитель убедился в том, что посылает письмо тому, кому надо, а не нажал кнопку «Ответить всем».

6. Помните: электронные письма сохраняются надолго

Письмо хранится в киберпространстве вечно или по крайней мере месяцы и даже годы. Оказавшись в Сети, оно может зажить собственной жизнью, многократно пересылаясь, копируясь и архивируясь. Поэтому каждый раз, отправляя послание, думайте о том, каково вам будет, если оно станет доступно для просмотра всем, причем долгое время. Возможно, вы не станете его отправлять.

7. Осторожно с вложенными файлами!

Никогда не открывайте приложений к письмам, если не уверены, что знаете, кто их отправил. Электронные адреса иногда воруют у законных владельцев и пользуются ими для рассылки вирусов людям из списка контактов. Такое письмо кажется вполне безопасным, хотя на самом деле было отправлено со взломанного адреса. Вообще в целях безопасности не стоит открывать сообщения, если в этом нет необходимости. Рекомендуется использовать системы антивирусной и антиспамовой защиты; в противном случае пользование электронной почтой можно сравнить с сексом без презерватива.

1 Подробнее см. в книге Д. Шафер, М. Карлинс «Включаем обаяние по методике спецслужб» (Манн, Иванов и Фербер, 2015).

Все правила безопасной работы с электронной почтой наглядно рассмотрены в обучающем курсе. В рамках курса у Вас также есть возможность проверить свои знания на практических письмах.

Алгоритм выявления поддельных писем (@org.rkomi.ru, @mydocuments11.ru)

Проверяйте письма по алгоритму сверху вниз. Если хотя бы один пункт подтверждается, останавливайтесь и пересылайте письмо на проверку на [email protected] . Письмо поддельное, если:

1. Требуют ввести пароль для открытия файла

Установка пароля на архив или файл - всегда попытка обмана!

2. Скачанный или вложенный файл имеет небезопасный тип

К безопасным типам относятся те, которые содержат слова: документ, лист, таблица, презентация, база данных, RTF, Word, Excel, рисунок, звук, аудио, видео, фильм, архив, zip.

3. Документ MS Office содержит опасные технологии

Опасными технологиями являются макросы, активное содержимое, ActiveX и скрипты.

4. По ссылке открывается форма ввода персональных данных и сайт поддельный

1. Используйте только официальные почтовые ящики (вида [email protected])

Не просматривайте на работе свою личную почту на @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com и других бесплатных почтовых сервисах.

2. Красное предупреждение - это повод быть бдительнее

Проставляется, когда письмо пришло из Интернета (от внешнего ящика) и содержит потенциально опасные ссылки или вложения.

3. Всегда проверяйте отправителя электронного письма

Чтобы узнать настоящий адрес отправителя, необходимо кликнуть по имени отправителя.

4. Перед открытием скачивающегося файла - проверьте сайт

Если после перехода по ссылке из письма у Вас скачивается файл или открывается страница, на которой расположена ссылка на скачивание файла, то перед открытием такого файла обязательно проверьте на легальность сайт, с которого он скачан. Посмотреть его можно в Списке загрузок браузера.

5. Не помогайте открывать «неоткрывающиеся» файлы

Не помогайте коллегам с открытием "неоткрывающихся" файлов и сами не просите никого помочь - таким образом вирус может распространиться по всему отделу или организации. Помочь открыть файл вам сможет Служба технической поддержки.

6. Не используйте служебный компьютер в личных целях

На служебном комьютере не устанавливайте программы и не посещайте сайты, которые не связаны с выполнением Ваших служебных обязанностей.

7. Будьте бдительны перед отдыхом и после него

Будьте особо бдительны перед уходом с работы, выходными, праздниками и после болезни или отпуска - злоумышленники всегда пошлют письмо Вам именно тогда, когда вы устали и менее внимательны.

8. Отправляйте все подозрительные письма на проверку

Подозрительные письма необходимо пересылать на проверку в Службу технической поддержки ГАУ РК "ЦИТ" ([email protected]). Если Вы отправите скриншот или используете другой способ кроме пересылки, то провести анализ будет невозможно.

Электронная почта (E-mail - сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми. Электронную почту можно использовать для различных целей.

• - Отправка и получение сообщений . Сообщение электронной почты можно отправить любому человеку, если у него есть адрес электронной почты. Сообщение доставляется в электронный почтовый ящик получателя за несколько секунд или минут независимо от того, живет ли он поблизости или на другом конце света. Можно получать сообщения от всех, кому известен ваш адрес электронной почты, а после прочтения писем писать ответы.
• - Отправка и получение файлов . Помимо обычных текстовых сообщений с электронной почтой можно отправлять почти все типы файлов, включая документы, изображения и музыку. Файл, отправляемый с сообщением электронной почты, называется вложением.
• - Отправка сообщений группам людей . Сообщение электронной почты можно послать сразу многим людям. Получатели могут ответить всей группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.
• - Пересылка сообщений . Полученное сообщение электронной почты можно переслать другим получателям, не вводя текст заново.

Электронная почта оказывается удобнее телефонной связи и обычной переписки. Можно послать сообщение в любое время дня и ночи. Если в момент отправки сообщения получатели не сидят у компьютеров и не находятся в сети (не подключены к Интернету), они найдут сообщения позднее, когда будут проверять свою почту. Если они подключены к Интернету, ответ от них можно получить через несколько минут.

Отправка электронной почты к тому же бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Приходится платить только за подключение к сети Интернет и, иногда, за используемую программу электронной почты.

Для работы с электронной почтой нужно три вещи.

• 1 Подключение к Интернету. Для подключения компьютера к Интернету необходимо сначала подписаться на услуги поставщика услуг Интернета. Поставщик услуг Интернета обеспечивает доступ в сеть обычно за месячную плату. Также потребуется устройство, называемое модем.
• 2 Программа электронной почты или веб-службы электронной почты. Можно загрузить или приобрести программу электронной почты корпорации Майкрософт или другого поставщика. Программы электронной почты часто обладают более широкими возможностями и обеспечивают более высокую скорость поиска, чем веб-службы электронной почты. Перед настройкой программы электронной почты понадобится получить определенные данные от поставщика услуг Интернета. Обычно это адрес электронной почты, пароль, имена серверов входящей и исходящей почты, а также некоторые другие сведения.

Если не хочется ни загружать, ни покупать программу электронной почты, можно подписаться на услуги почтовой службы с веб-интерфейсом, такой как Gmail, Windows Live Hotmail или Yahoo! Mail. Эти службы позволяют проверять электронную почту с помощью веб-браузера с любого компьютера, подключенного к Интернету, - даже если компьютер принадлежит другому пользователю или установлен в публичном месте, например в библиотеке.

3 Адрес электронной почты. Адрес электронной почты можно получить от поставщика услуг Интернета или при регистрации в почтовой службе с веб-интерфейсом. Адрес электронной почты состоит из имени пользователя (настоящее имя необязательно, можно использовать псевдоним), знака «@» и имени поставщика услуги, например Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

В качестве примера рассмотрим процесс создания и отправки сообщений электронной почты

На рисунке показано, как заполнять окно сообщения в большинстве программ электронной почты. Эти шаги могут изменяться в зависимости от используемой программы электронной почты или почтовой службы с веб-интерфейсом.

Рис. 3.2.1

1. В поле Кому необходимо ввести адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Если получателей несколько, разделяйте адреса точкой с запятой (;).

В поле Копия можно ввести адреса дополнительных получателей, которым следует знать о сообщении, но не нужно реагировать на него. Они получат то же самое сообщение, что и получатели, указанные в поле Кому . Поле адресов дополнительных получателей можно оставить пустым. Некоторые программы электронной почты также предлагают заполнить поле Скрытая копия , которое позволяет отправить сообщение получателям, одновременно скрывая определенные имена и адреса электронной почты от других получателей.

• 2. В поле Тема нужно ввести тему сообщения.
• 3. В большой пустой области введите текст сообщения.

Чтобы вложить файл в сообщение, нужно нажать кнопку Вложить файл кнопки «Добавить файл» на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Найдите требуемый файл, выделите его и нажмите Открыть . Имя файла появится в поле Присоединить в заголовке сообщения.

Рис. 3.2.2

Создание сообщения закончено! Чтобы отправить сообщение, необходимо нажать кнопку Отправить . Письмо отправится через Интернет получателям.

Примечание

Чтобы изменить начертание, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений.

Рассмотрим порядок чтения сообщений электронной почты

Большинство программ электронной почты и почтовых служб с веб-интерфейсом используют папку «Входящие», в которой можно прочитать полученные сообщения. Чтобы получить новые сообщения, может понадобиться нажать кнопку Отправить/получить или аналогичную. Чтобы увидеть список полученных писем, щелкните пункт Входящие в списке Папки своей почтовой программы. Сообщения электронной почты должны появиться в виде списка сообщений. Список обычно содержит следующие данные: отправитель сообщения, тема сообщения и время его получения.

Нужно щелкнуть в списке сообщение, которое нужно прочитать. Содержание сообщения может появляться под списком сообщений в области просмотра. В этом случае дважды щелкните сообщение в списке, чтобы прочитать его в отдельном окне.

Рис. 3.2.3

Чтобы ответить на сообщение, необходимо нажать кнопку Ответить . электронный почта документационный управление

Правила этикета при работе с электронной почтой

Подобно телефонным разговорам и личным встречам, переписка по электронной почте подразумевает определенные правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или сэтикетом (комбинация слов «сеть» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.

• - Будьте осторожны с шутками и эмоциональными проявлениями. Сообщения электронной почты неточно передают эмоции, так что получатель может не понять тона послания. Саркастический юмор довольно рискован, потому что получатель может интерпретировать слова буквально и обидеться. Для передачи эмоций можно использовать смайлики.
• - Подумайте перед отправкой. Писать и отправлять сообщения электронной почты можно быстро и легко, иногда даже слишком легко. Позаботьтесь о том, чтобы предварительно обдумать сообщение, старайтесь не писать, когда рассержены.
• - Тему сообщения делайте краткой и ясной. Выразите в теме содержание письма в нескольких словах. Люди, получающие много электронных писем, могут использовать тему при выборе письма для прочтения.
• - Пишите кратко. Хотя сообщение электронной почты может быть сколь угодно длинным, электронная почта разработана для обмена короткими сообщениями. Многие люди не имеют времени или терпения прочитать более нескольких абзацев.
• - Не пишите все письмо ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Многие люди считают фразы, написанные заглавными буквами, кричащими, назойливыми и оскорбительными.
• - Будьте осторожны с важной и конфиденциальной информацией. Любой получатель может переслать полученное письмо другим людям, намеренно или случайно.

Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа поддерживает их применение.

Иногда появляются нежелательные сообщения. Особенности работы с ними следующие:

Поскольку по электронной почте может приходить непрошенная реклама, афиши и каталоги, вероятно, придется столкнуться с получением нежелательных сообщений (иначе - спама). Нежелательные сообщения могут содержать рекламу, предложения мошеннических сделок, порнографию или не противоречащие закону предложения. Рассылка нежелательных сообщений обходится рекламным службам очень дешево, поэтому люди часто сталкиваются с получением большого количества спама.

Многие программы электронной почты и почтовые службы с веб-интерфейсом содержат фильтры нежелательной почты, также называемые фильтрами спама. Они анализируют содержание присланных сообщений и перемещают подозрительные сообщения в папку нежелательной почты, позволяя просмотреть их или удалить в любой момент времени. Если нежелательное сообщение все же проходит в папку «Входящие», минуя фильтр, можно указать, чтобы в будущем все сообщения от данного отправителя автоматически помещались в папку для нежелательных сообщений.

Чтобы избежать получения нежелательных сообщений, выполните следующие действия.

• - Будьте осмотрительны, давая свой адрес электронной почты. Избегайте публикации своего электронного адреса в группах новостей, на веб-сайтах и других общедоступных ресурсах Интернета.
• - Прежде чем ввести адрес электронной почты на веб-сайте, проверьте заявление о конфиденциальности для этого сайта, чтобы быть уверенным в наличии запрета на раскрытие адреса электронной почты другим компаниям.
• - Никогда не отвечайте на нежелательные сообщения. Отправитель убедится в правильности адреса электронной почты и может продать его другим компаниям. И тогда поток нежелательных сообщений, вероятно, увеличится.

Когда вы принимаете к себе в компанию нового работника очень важно ознакомить нового сотрудника с рабочими обязанностями, а также подходами, которые помогут выполнять сотруднику его обязанности с максимальной эффективностью, а также важно, чтобы он знал . В данной статье попытаемся разобраться с тем, в чем заключаются правила работы с электронной почтой, как можно наладить эффектную работу почты.

Электронная почта представляет собой один из самых распространенных пожирателей для рабочего времени. В результате проведенного аудита относительно рабочего времени, довольно часто оказывается, что работники тратят много времени на разбор своей почты. Множество непрочитанных писем приводит к нарушению сроков выполнения необходимых задач.

Работа с электронной почтой может быть улучшена благодаря разделению на несколько блоков:

1. Первый блок заключается в задании и использовании функций почтового ящика.

Здесь подразумевается то, что персонал должен полностью изучить все существующие возможности электронной почты. Чтобы работа с электронной почтой выполнялась максимально эффективно нужно знать такие нюансы:

Как распределить всю информацию по папкам?

Для начала нужно создать папки, куда будут сразу попадать письма от руководителя;
- письма от подрядчика;
- письма с предложения, разными прайс-листами;
- ряд других папок.

Как можно использовать маркировку электронных писем? В различных почтовых сервисах присутствуют разнообразные способы дифференциации почты. Так в одних почтовых сервисах используются флажки, звездочки, с помощь которых отмечаются важные письма, в других сервисах эти письма имеют разные цветовые категории.

Как быстро происходит обработка электронной почты и как можно быстро найти необходимо сообщение? Операторы – это символы и слова запроса, с помощью которых можно быстро найти сообщения по различным категориям: по ярлыку, отправителю, теме, письмам с прикрепленным фалом.

2. Второй блок включает правильное распределение времени , которое выделяется на работу с электронной почтой. В данном случае рассмотрим главные привычки Лео Бакаута, которые направлены на то, чтобы работа с электронной почтой была максимально эффективной.

Старайтесь реже заглядывать в свою почту. Не нужно держать окно почты открытым на протяжении всего дня.
Раскидать все по папкам. Обработка электронной почты должна начинаться с открытия почты, после чего необходимо быстро принять решение, что удалить, что архивировать, прочесть, кому сразу нужно ответить. В любом случае, в папке входящих писем не должно ничего остаться.
Сразу же добавит в календарь. Если письмо, которое вам пришло, содержит дату, которую вам нужно не забыть, то его необходимо сразу занести в календарь.
Написание коротких писем. Как правило, ответ на письмо должен составлять 1-3 предложения. Короткое письмо говорит о том, что человеку не нужно будет пробираться через многочисленное количество написанной вами информации, чтобы уловить основную информацию.
Правила работы с электронной почтой включают также то, что во входящих нужно хранить лишь непрочитанные письма.
Отложить информацию для прочтения. Довольно часто на почту приходят письма, содержащие ссылки на статьи. Необходимо сразу же отправлять их в закладки. Таким образом, вы сможете прочитать их позже.
Беспощадно фильтровать. Эффективность работы с электронной почтой подразумевает, что когда вам приходят письма, которые вы не желали бы видеть, то нужно немедленно с ними расправляться. Не ленитесь отписываться от рассылок, либо установите фильтр на определенного отправителя.
После проведенной обработки писем закройте почту. Когда вы разобрали свои сообщения, необходимо закрыть почту до того момента, пока там не накопится достаточно писем.

Изучив правила работы с электронной почтой , вы сможете максимально эффективно распределить свое время, избавившись от привычки проверять почту каждые десять минут.

Здравствуй, мой читатель!

С появлением Интернета в каждом доме мы постепенно стали забывать о письмах, открытках и приглашениях, которые раньше рассылали по почте и получали с рук курьеров или почтальонов.

По сути, электронная почта – это аналог обыкновенной почтовой службы. Но нам не стоит ждать по несколько дней, а то и недель, пока письмо дойдет. Все происходит мгновенно.

Если вы не знаете, как пользоваться электронной почтой и вообще, как создать собственный почтовик, тогда я вам расскажу.

Что такое почтовик?

Почтовый ящик, или, как принято говорить в народе, почтовик, mail или «мыло» – это хранилище всех исходящих и входящих сообщений. Чтобы им пользоваться, для начала нужно зарегистрировать свою учетную запись.

Делается это очень просто. Введите в поисковик «электронная почта» и перед вами появится список всех самых популярных почтовых сервисов.

Структура же регистрации подобна друг другу:

1. вводим желаемый логин
2. придумываем пароль.
3. заполняем все указанные поля регистрационными данными (ФИО, дата рождения, номер телефона, адрес и т.д.)
4. ввод кода с картинки (так система проверяет, не робот ли вы).

Что касается паролей, то это отдельная тема. Необходимо уметь создавать сложные пароли и хранить их в надежном месте. Чтобы с этим разобраться, рекомендую прочитать две статьи:

Самый популярный почтовик в рунете – это почта от Яндекс. Данный почтовый сервис отличается своей простотой и легкой навигацией. Для новичков – это то, что нужно!

Всемирная корпорация Google, так же не обошла стороной почтовые сервисы. Их имеет огромную популярность по всему миру. Это позволяет пользователям отправлять сообщения в любую точку планеты, будь то Америка, Африка или Азия. Но, не смотря на свою универсальность, многие пользователи жалуются на замысловатость управления почтовиком от Google.

Помимо этих двух огромных сервисов имеются тысячи других серверов электронной почты, которые также находят своих почитателей в сети Интернет.

Если вы хотите спросить: «какой лучше?», — то на этот вопрос вам вряд ли кто-то сможет дать ответ. Яндекс.Почта, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail и т.д., все они имеют как свои плюсы, так и минусы, достаточно лишь привыкнуть к интерфейсу.

Корпорация MicroSoft так же имеет свой почтовый сервер – OutLook. Он популярен тем, что в операционной системе Windows установлен клиент, который облегчит вам работу с электронными письмами. Регистрируйтесь на сайте, а после вводите данные в программу и все готово, теперь на компьютере можно просматривать сообщения, не используя . Да и навигация у клиента намного удобней, чем в браузерной версии почтовиков.

Что еще нужно знать об электронной почте?

Во-первых , это не просто сервис для отправки писем. Вы можете отправлять фотографии, видеоматериалы и самые разные с документами, программами и т.д.

Во-вторых , почти на каждом сервере электронной почты имеются , которые позволяют хранить большие объемы информации и иметь к ним доступ в любой нужный момент через Интернет. В «облаке» ваши файлы не пострадают, если ваш компьютер выйдет из строя или сломается жесткий диск. Это очень полезная опция для большинства офисных работников, которые работают с ценными бумагами, и для бухгалтеров.

В-третьих , нужно знать, что существуют, как прозвали их в народе, «конфликтные» почтовики. Этот термин означает невозможность отправки сообщения с ящика одного сервиса на другой. Чаще всего – это сервера конкурирующих сервисов.